Calendrier d'organisation d'un voyage scolaire

du coup, tu avais fait voter quel montant max pour les parents au CA de fin juin ? comme tu n'étais pas sûre de remporter tout cet argent, quand est ce que le voyage a été avalisé définitivement ?

Kalypso a écrit:du coup, tu avais fait voter quel montant max pour les parents au CA de fin juin ? comme tu n'étais pas sûre de remporter tout cet argent, quand est ce que le voyage a été avalisé définitivement ?

Ce n'est pas l'enseignant qui décide du montant maximal de participation des familles..c'est le CDE qui propose, après discussion avec le gestionnaire, en fonction du profil du bahut, des CSP des familles, et du montant antérieur: il y a des augmentations progressives du montant en théorie de 5% par an, enfin je crois... en tout cas, toi, prof organisateur, tu peux juste proposer un montant, mais ce n'est pas toi qui décides.

En juin, je n'ai plus le souvenir, mais on n'avait pas fait voter une somme fixe, mais expliqué le projet, au départ, on était sur l'idée d'un échange épistolaire qui se prolongerait, "si possible" par un échange réel. On avait donné le montant demandé par l'organisme et annoncé l'intention de mener des actions, demande de sponsoring (là, auprès des entreprises, on n'a rien eu, enfin si, 150 euros d'une entreprise qui venait de construire toute la charpente de notre nouveau collège, donc autant dire rien) etc... En janvier on a fait voter la somme de 700€. On avait plus de visibilité.

oui, je me suis mal exprimée Audrey : proposer un montant, en effet.

Merci Snorri pour ta réponse.

gloups, le premier organisme à me répondre m'a finalement annoncé 560 euros... je crains qu'on ne puisse pas organiser ce voyage... des idées pour faire baisser le devis ? on a pensé à une nuit en moins (on était parti sur 4 nuits au départ) mais que sacrifier, côté excursions, entre Epidaure-Mycènes (excursion 1), Olympie (la 2), ou Delphes (la 3) ?

Assez cher en effet, n'hésite pas à bien faire jouer la concurrence...

Kalypso a écrit:gloups, le premier organisme à me répondre m'a finalement annoncé 560 euros... je crains qu'on ne puisse pas organiser ce voyage... des idées pour faire baisser le devis ? on a pensé à une nuit en moins (on était parti sur 4 nuits au départ) mais que sacrifier, côté excursions, entre Epidaure-Mycènes (excursion 1), Olympie (la 2), ou Delphes (la 3) ?

C'est clair que c'est cher ! Pour 4 nuits... On est parti pour 10j en Inde pour 700€...
Après, vous pouvez réaliser des actions, nos élèves ont adoré faire ça.

Tout dépend... Quel organisme le propose ?  Certains sont toujours à 100/150 euros au dessus des autres ! Pour ce prix, je dirais qu'il commence par un T (grande qualité, mais le prix est plus élevé). Sur mon dernier voyage en Grèce, j'ai 150 euros de différence entre le devis le plus cher et le devis le moins cher !
Si tu dois supprimer, je te conseillerais d'enlever Olympie. Mais attends les autres devis avant !

non, c'est un organisme plus généraliste avec lequel travaillent mes collègues pour les îles britanniques et qui n'était pas cher selon eux (qui commence par un V). Mais je vois duquel tu parles et en effet rien que dans le catalogue...

merci pour ta réponse en tout cas Kilmeny !

merci aux autres aussi

Un organisme non spécialisé dans un pays peut parfois s'avérer plus cher. Ton organisme est sans doute bon marché au Royaume-Uni parce qu'ils y envoient de très nombreux groupes et ont des réductions pour cette raison. Ils n'ont pas forcément de bons partenaires (par manque d'habitude) et de bons prix en Grèce.

A titre comparatif : http://www.aristavoyages.fr/circuits-2.html

Ce que je fais pour avoir l'éventail le plus large possible et la meilleure visibilité, c'est d'envoyer dans un mail unique, une demande de devis à plusieurs organismes en même temps, en joignant le programme qui m'intéresse. Ainsi ils se savent en concurrence avec d'autres...

J'étais à Londres la semaine dernière, ce sont mes collègues d'anglais qui organisaient moi j'accompagnais juste et je faisais la partie histoire.
On avait l'habitude de travailler toujours avec la même compagnie dont on connait bien les chauffeurs et qui connaissent parfaitement Londres.
Mes collègues ont changé pour prendre le devis le moins cher et ça a été très compliqué avec le chauffeur. La société de voyage passe par un prestataire pour le transport. Le chauffeur conduisait très mal, il ne se rappelait pas toujours qu'il fallait rouler à gauche, il ne connaissait pas Londres, n'avait pas prévu à l'avance ses lieux de parking, s'était trompé dans l'adresse de RDV avec les falilles et nous la redemandait tous les jours. Nous devions lui indiquer nous-même où nous reprendre mais nous l'attendions parfois très longtemps  et surtout lui indiquer la route pour retourner dans les familles sinon il se trompait (on a fait le Tower Bridge trois fois de suite !!!) et plus grave il a eu deux accrochages, un avec nous avec une voiture à l'arrêt (il ne s'est pas arrêté) et un autre sans nous. On essayait de cacher le problème aux élèves mais ils s'en sont vite rendus compte.
Et puis la société de voyage a fait des erreurs (shuttle alors qu'on avait demandé le bateau, erreur dans certains horaires de réservation)
Pour le reste tout s'est bien passé avec un temps magnifique mais c'est la première fois que j'ai vraiment eu peur en voyage.
Donc ce n'est peut-etre pas forcément une bonne chose de prendre le moins cher.

Cisil a écrit:Ce que je fais pour avoir l'éventail le plus large possible et la meilleure visibilité, c'est d'envoyer dans un mail unique, une demande de devis à plusieurs organismes en même temps, en joignant le programme qui m'intéresse. Ainsi ils se savent en concurrence avec d'autres...

De toutes façons, demander au moins trois devis est obligatoire, donc ils savent qu'ils sont en concurrence avec d'autres.

Sookie, à 560 euros, le voyage ne se fera pas... alors bon...

le problème c'est l'avion ; on ne veut pas partir d'Orly à 6h30 car ça fait partir les parents de chez eux à 3h du matin (et puis ma collègue n'a pas une santé de fer et elle ne s'y voit pas), et depuis Roissy c'est une compagnie plus chère...

bon, cet organisme a trouvé un autre vol, ça fait un séjour avec 4 nuits à 495. C'est déjà mieux mais ça reste trop cher... les deux autres ne donnent pas signe de vie ! je vais contacter un 4e voyagiste.

Encore un grand merci à toutes et tous pour vos conseils, tuyaux etc !

autre question : quand se prend en général la décision définitive de traiter avec tel ou tel organisme ?
le premier organisme me dit qu'il ne faut pas trop tarder car les meilleurs billets d'avion pour mars 2019 vont partir vite ! mais je ne vois pas comment on peut décider quoi que ce soit avant le CA de fin juin, voire avant la rentrée..

snorri a écrit:En juin, je n'ai plus le souvenir, mais on n'avait pas fait voter une somme fixe, mais expliqué le projet, au départ, on était sur l'idée d'un échange épistolaire qui se prolongerait, "si possible" par un échange réel. On avait donné le montant demandé par l'organisme et annoncé l'intention de mener des actions, demande de sponsoring (là, auprès des entreprises, on n'a rien eu, enfin si, 150 euros d'une entreprise qui venait de construire toute la charpente de notre nouveau collège, donc autant dire rien) etc... En janvier on a fait voter la somme de 700€. On avait plus de visibilité.

Snorri, tu dis qu'en janvier vous avez fait voter la somme finale, mais quand est ce que le contrat a été finalement signé avec le voyagiste ? ça semble très tard janvier, je suis étonnée que cela puisse se faire

Choisis un quatrième voyagiste spécialisé dans la Grèce. Ce sera mieux au point de vue du prix et de la qualité.

oui, j'ai repris les références que tu avais citées !

Kalypso a écrit:

snorri a écrit:En juin, je n'ai plus le souvenir, mais on n'avait pas fait voter une somme fixe, mais expliqué le projet, au départ, on était sur l'idée d'un échange épistolaire qui se prolongerait, "si possible" par un échange réel. On avait donné le montant demandé par l'organisme et annoncé l'intention de mener des actions, demande de sponsoring (là, auprès des entreprises, on n'a rien eu, enfin si, 150 euros d'une entreprise qui venait de construire toute la charpente de notre nouveau collège, donc autant dire rien) etc... En janvier on a fait voter la somme de 700€. On avait plus de visibilité.

Snorri, tu dis qu'en janvier vous avez fait voter la somme finale, mais quand est ce que le contrat a été finalement signé avec le voyagiste ? ça  semble très tard janvier, je suis étonnée que cela puisse se faire

Euuuh désolée, je me suis mélangée dans les dates car ne me souvenant plus exactement du calendrier (je ne suis pas au CA et on a eu tellement à faire pour ce projet...), j'avais juste repris les publications sur notre blog ! Et je me suis basée sur des dates des articles. En reprenant nos mails, c'était fin novembre que notre projet a été voté en CA donc nous avons fait les premiers paiements en décembre.
Nous ne sommes pas passés par un voyagiste mais un organisme "unique" qui propose des échanges avec l'Inde. Ce n'est pas courant ce type d'offres.

En juin, au CA tu votes l'idée du voyage. Et normalement tu as fait tes demandes de subventions.
Dans mon collège, le budget détaillé a été voté en novembre, et on a commencé à payer les prestataires (mais on est en appariement du coup, on a utilisé une agence uniquement pour l'avion) en janvier.

Si tu vas sur etwinning, tu trouveras peut être une école en Grece qui souhaite faire un échange avec toi... C'est pas le même type de projet mais ça rend ton voyage moins cher.

je commence à désespérer : le premier organisme me propose 490 (mais pas sûr car il faudrait se jeter sur les billets d'avion maintenant), le second 460, les deux autres ne répondent pas mais j'imagine que Thalassa sera très cher..

il ne reste plus qu'Arista qui n'a répondu à aucun mail pour l'instant malgré une relance.

tout ça pour 5 jours...

Vu le programme que tu comptes faire ce tarif me semble cohérent (surtout avec l'avion). Et puis les prix n'arrêtent pas d'augmenter ces dernières années. Tu pars avec des lycéens donc il y a aussi un surcoût pour les 16 ans et plus (ou 17 selon les compagnies). Un voyage c'est vraiment un casse-tête sans fin et il faut faire des choix hélas.

Les voyages en Grèce sont autour de 500 euros chez nous et nous avons certains voyages qui montent à plus de 900 euros (Chine et USA). Si ça peut te faire relativiser sur le prix de ton voyage... Un collègue fait un séjour à Londres de 2 jours à 180 euros. C'est toujours gênant de demander une telle somme mais demande déjà à un CPE s'ils ont un fond pour les élèves qui sont ont des difficultés financières. Chez nous, les CPE trouvent toujours l'argent pour quelques gamins (sachant qu'en section européenne ils partent chaque année, ça fait trois voyages à financer minimum). Comme tu t'y prends à l'avance, tu peux aussi annoncer le prix aux familles à l'avance. Avec un paiement en trois ou quatre fois, ça peut passer plus facilement. J'ai déjà vu des gamins faire du baby-sitting pendant toute l'année pour payer le voyage de fin d'année.

Niveau calendrier, c'est à peu près comme suit: en juin, vote du projet de voyage; septembre/octobre, vote du prix du voyage (parfois modifié ensuite par un autre vote).

le prix maximum demandé aux familles dans mon bahut est de 310 environ. Autant dire que là, si on n'a pas la subvention de la mairie (attribuée à 2 voyages seulement, sur 5, 6, ou plus), eh bien c'est fichu.

je ne comprends pas bien : pour les voyages à 900 euros, comment se fait le financement et combien payent les familles ?

Les familles payent le montant du voyage (300, 900, etc selon le voyage) et le lycée paye la part des accompagnateurs. Les gros voyages sont préparés sur deux ans ceci donc les familles ont le temps de voir venir. Quand un élève ne peut vraiment pas payer, le FSE prend une partie en charge. On a pas de subventions (sauf une année pour un projet Etwinning). Un collègue organisait une vente de chocolats je crois mais ça ne rapporte pas grand chose. Après, on a pas une limite aussi faible que la tienne et aucun de ces voyages n’est obligatoire.