Quelles sont les compétences à posséder, ou à acquérir pour faire fonction de principal adjoint ?

Bonjour à tous,

Professeure de philosophie dans un lycée, je candidate depuis deux ans pour faire fonction de perdir.
Or, la DSDEN m’a proposé un poste de principale adjointe dans un collège, que je viens d’accepter.
Auriez- vous des conseils à me prodiguer pour me préparer à cette nouvelle fonction s’il vous plaît ?
Je commence à la rentrée et souhaiterais mettre à profit mes vacances pour acquérir les qualités nécessaires à une prise de fonction « réussie ».
Je vous remercie d’avance pour votre lecture et vos avis !

Selon moi, il y a deux qualités essentielles : la capacité de travail et la gestion des relations humaines.

Je confirme la réponse d'Eliam. Il faut être capable d'encaisser des journées de 10 à 12h, être rigoureux et organisé, savoir rester calme et courtois en toutes circonstances (parents qui te hurlent dessus, professeur qui vient te demander quelques chose alors que pour toi ce n'est pas le bon moment), savoir gérer son stress, prioriser les tâches et savoir faire plusieurs choses à la fois.
Au quotidien, j'ai un agenda pour noter les RV et deadlines, un classeur avec des pochettes (une par élève que je suis, pour moi 6e et 4e donc) où je range les rapports d'incidents et mes notes à leur sujet, un cahier à spirale qui me sert de to-do list.
Tu peux consulter le site de l'IH2EF, en particulier le film annuel des personnels de direction, qui déroule ce qui est à accomplir au fur et à mesure de l'année.
Je vois que tu es en lycée, profite de cette période pour te familiariser avec le collège (les horaires, parcours rapidement les programmes, le socle...)
Si tu peux te renseigner aussi sur l'établissement où tu vas travailler, voire contacter le principal (pas sûre qu'il regarde ses mails après le 14 juillet, mais tu peux tenter !)
N'hésite pas si tu as des questions plus précises, bon courage et félicitations !

LadyOlenna a écrit:Je confirme la réponse d'Eliam. Il faut être capable d'encaisser des journées de 10 à 12h, être rigoureux et organisé, savoir rester calme et courtois en toutes circonstances (parents qui te hurlent dessus, professeur qui vient te demander quelques chose alors que pour toi ce n'est pas le bon moment), savoir gérer son stress, prioriser les tâches et savoir faire plusieurs choses à la fois.
Au quotidien, j'ai un agenda pour noter les RV et deadlines, un classeur avec des pochettes (une par élève que je suis, pour moi 6e et 4e donc) où je range les rapports d'incidents et mes notes à leur sujet, un cahier à spirale qui me sert de to-do list.
Tu peux consulter le site de l'IH2EF, en particulier le film annuel des personnels de direction, qui déroule ce qui est à accomplir au fur et à mesure de l'année.
Je vois que tu es en lycée, profite de cette période pour te familiariser avec le collège (les horaires, parcours rapidement les programmes, le socle...)
Si tu peux te renseigner aussi sur l'établissement où tu vas travailler, voire contacter le principal (pas sûre qu'il regarde ses mails après le 14 juillet, mais tu peux tenter !)
N'hésite pas si tu as des questions plus précises, bon courage et félicitations !

Un grand merci à vous deux !
J’ai des lacunes en informatique, est ce primordial de maîtriser les différents logiciels et si oui, lesquels selon vous ?

Des lacunes en informatique, j'en avais aussi (jamais travaillé sur Excel par exemple, je me suis formée avec le parcours M@gistere et l'aide de collègues). La maîtrise d'Excel est donc indispensable, et celle des logiciels EDT et Pronote surtout, que tu vas devoir utiliser dès la fin du mois d'août.
Il faudrait que tu télécharges une version d'essai EDT Monoposte et que tu t'entraînes dessus, mais pour cela il faudrait que tu récupères une base de données (avec des professeurs, des classes, des cours) : à voir avec ton ancien CDE peut-être ?
Pour Powerpoint j'ai paniqué au début, ne sachant pas vraiment l'utiliser non plus, et puis finalement je me suis rendue compte que les réunions sans Powerpoint c'était bien aussi !

LadyOlenna a écrit:Des lacunes en informatique, j'en avais aussi (jamais travaillé sur Excel par exemple, je me suis formée avec le parcours M@gistere et l'aide de collègues). La maîtrise d'Excel est donc indispensable, et celle des logiciels EDT et Pronote surtout, que tu vas devoir utiliser dès la fin du mois d'août.
Il faudrait que tu télécharges une version d'essai EDT Monoposte et que tu t'entraînes dessus, mais pour cela il faudrait que tu récupères une base de données (avec des professeurs, des classes, des cours) : à voir avec ton ancien CDE peut-être ?
Pour Powerpoint j'ai paniqué au début, ne sachant pas vraiment l'utiliser non plus, et puis finalement je me suis rendue compte que les réunions sans Powerpoint c'était bien aussi !

Le truc c’est aussi de s’appuyer sur le référent numérique. Je fais notamment des tutoriels pour mon chef, et je gère certains trucs (l’ENT, certains trucs dans pronote, le site du collège…).

il y a un parcours excel sur magistère ? il faut que je regarde. Pour edt il faut s y mettre mais je viens d'apprendre que j aurais UDT l'année prochaine.

LadyOlenna a écrit:Je confirme la réponse d'Eliam. Il faut être capable d'encaisser des journées de 10 à 12h, être rigoureux et organisé, savoir rester calme et courtois en toutes circonstances (parents qui te hurlent dessus, professeur qui vient te demander quelques chose alors que pour toi ce n'est pas le bon moment), savoir gérer son stress, prioriser les tâches et savoir faire plusieurs choses à la fois.
Au quotidien, j'ai un agenda pour noter les RV et deadlines, un classeur avec des pochettes (une par élève que je suis, pour moi 6e et 4e donc) où je range les rapports d'incidents et mes notes à leur sujet, un cahier à spirale qui me sert de to-do list.
Tu peux consulter le site de l'IH2EF, en particulier le film annuel des personnels de direction, qui déroule ce qui est à accomplir au fur et à mesure de l'année.
Je vois que tu es en lycée, profite de cette période pour te familiariser avec le collège (les horaires, parcours rapidement les programmes, le socle...)
Si tu peux te renseigner aussi sur l'établissement où tu vas travailler, voire contacter le principal (pas sûre qu'il regarde ses mails après le 14 juillet, mais tu peux tenter !)
N'hésite pas si tu as des questions plus précises, bon courage et félicitations !

Alors là, pour la partie graissée je ne vois vraiment pas de quoi tu parles...  

Souvenir de mon ancienne pro adjointe lorsque j'arrivais pour lui demander un truc, qu'elle levait le nez de son PC et que je lui disais en voyant sa tête : "ok madame, je crois que ça peut attendre demain". Et qu'elle me répondait "Merci monsieur Jacq".

Anecdote : une année je suis allé faire une formation syndicale CGT sur la construction d'une DHG (construire une DHG alternative à celle du CDE) et, amusant, il y avait une candidate au concours de PERDIR qui venait se former ! C'était excellent !

Déjà mentionné plus haut, les relations humaines. Rester à son poste et garder la distance qu'il faut avec les enseignants tout en écoutant. Là nous avons un adjoint qui nous écoute et qui fait systématiquement l'inverse de ce que nous lui proposons car cela ne vient pas de lui. Souci de la peur du manque d'autorité. Mais écouter quelqu'un qui fait le boulot de prof depuis plus de 20 ce n'est pas affaiblir son autorité c'est profiter d'une expérience et l'adapter.

Je précise que notre CDE adjoint de LP n'a jamais enseigné en collège, ni en lycée, ni en LP et que sa carrière d'enseignant en primaire n'est qu'une façade de technocrate (CV accessible sur internet, facile à repérer). Notre CDE adjoint cherche à appliquer ce qu'il a vécu en primaire au secondaire. C'est une catastrophe.

Citation d'un de mes anciens CDE aussi : "je préfère l'esprit du texte que le texte à la lettre". Savoir comprendre et interpréter et parfois prendre les textes pour ce qu'ils sont : des instructions parfois totalement hors sol. Mon CDE Adjoint nous invoque des textes pour nous imposer certaines choses, des contraintes, à eux comme à nous, sans même avoir réellement compris lesdits textes.

J'ai toujours eu de bons chefs d'établissement, vraiment, mais là, c'est le pompon !

Bon courage à toi, c'est un boulot qui ne m'attire pas.
Je ne critique le métier, mais s'il n'y a plus la fatigue des élèves, il y a des contraintes et des responsabilités dont je ne voudrais pas. Et en plus je serais un très mauvais CDE, je n'ai pas les compétences pour le faire et ça je suis le premier à le reconnaître.

Allez, je vais me faire taper sur les doigts mais moi aussi j'y vais de mes petites anecdotes (avant ça je précise que je prends toujours le temps de recevoir et d'écouter les professeurs qui viennent dans mon bureau, quels que soient l'heure et le motif) :

- le professeur qui vient te voir parce que "il a un truc super urgent à régler, c'est important, je dois vous voir là tout de suite" : il s'avère qu'il s'agit d'un vol de stylos 4 couleurs...

- la professeure qui vient systématiquement te voir à 18h (alors qu'elle finit à 16h) alors que c'est justement le moment où toi tu peux avancer un peu dans ton travail de fond (et donc au lieu de finir ta journée à 19h ce sera 20h)

- la professeure qui vient déposer un document de sortie, et qui t'expose en 30 minutes ce qu'elle aurait pu t'expliquer en 4 parce qu'elle ne sait pas faire court

- le professeur qui est passé plusieurs fois dans la matinée et qui se permet de dire "ah quand même" quand tu viens de sortir d'une cellule de veille et de suivi de 3 heures, à l'issue de laquelle tu découvres que 17 messages Pronote et 38 mails sont tombés entre temps, qu'il va falloir traiter

- le professeur qui vient te demander un truc hyper pointu sur Pronote et que tu sais pas, parce qu'en fait tu n'as eu aucune formation dessus et que tu apprends sur le tas, et qui va de ce fait t'obliger à passer 20 minutes à chercher dans le guide Pronote la réponse à sa question, alors que l'infirmière vient de t'appeler pour te faire part de la nécessité de faire une information préoccupante au sujet d'une élève

- le professeur qui vient te demander si les élèves de 3ème prennent leur sac dans le car ou le laissent au collège pour la sortie au salon de l'orientation, alors que tu as pris la peine de préciser tout cela par écrit via Pronote ET la messagerie académique

Mais vraiment j'adore ce job, et j'adore les professeurs hein... d'ailleurs j'ai sûrement dû être un jour ou l'autre une de ces professeurs que j'évoque

Bonjour
Je me permets de rebondir sur ce dernier message car je me demande régulièrement, quand nous avons une question à poser à la direction, si c'est plus "pratique" pour eux que l'on vienne les voir directement (et cela permet d'échanger de vive voix) ou qu'on les contacte par mail (qui peut être traité à un autre moment mais on peut vite avoir beaucoup de mails...) ?
Y a-t-il un juste milieu ?

Personnellement je trouve quand même plus pratique que les professeurs viennent me voir : d'abord c'est agréable de pouvoir parler et échanger de vive voix, on peut avoir quelques discussions informelles. Ensuite parce que ça évite un ping-pong de messages quand on s'est mal compris. Après ça peut dépendre des demandes aussi : en début d'année la professeure en UPE2A venait me voir pour tous les changements d'EDT de ses élèves au fur et à mesure des inclusions, on perdait chacune un temps fou. Puis elle a commencé à me les envoyer par Pronote et je fais les modifications quand j'ai le temps.

Edit : je précise que ce n'est pas le fait de venir qui peut être dérangeant dans les exemples que j'ai cités plus haut.

Chez nous le pro adjoint qui arrivait a eu du mal parce qu'il ne s'était pas renseigné sur Pronote avant la rentrée, ou pas assez. C'est une grosse partie du travail visible, de traiter rapidement et correctement des demandes de modifications d'emploi du temps.

C'est certain qu'il y a un gros problème au niveau de la formation. De mon côté je n'ai jamais eu de formation à Pronote. Pour le logiciel EDT, 3 heures de formation en juillet, peu après nos affectations. On nous a montré comment déplacer un cours, vérifier les VS et les études. C'est à peu près tout. Pour les faisant fonction, c'est encore pire : rien n'est prévu. C'est le baptême du feu fin août-début septembre.

C’est aberrant !

LadyOlenna : ça, c’est parce que tes professeurs aiment bien venir papoter dans ton bureau.

j ai effectivement tout découvert sur le tas, avec un petit coup de main du chef et des tuto internet. Changer un cours de salle et de prof relevait de la cascade. Repartir à zéro l'an prochain avec un nouveau logiciel me.mine un peu. Mais je pense avoir passé encore plus de temps sur excel. Apres, j'aime ça...

Un de mes adjoints n'a jamais réussi à maîtriser le logiciel. Il oubliait régulièrement de verrouiller les changements ... On se retrouvait à 2 dans une salle ou sans élèves ! Une année on a dû rappeler une ancienne adjointe comme spin doctor pour tout refaire une semaine après la rentrée. Inversement notre adjointe actuelle qui était novice a fait un travail remarquable cette année. Il faut des qualités de rigueur et d'organisation mais aussi une telle envie de bien faire et franchement quand c'est le cas on voit le résultat.  Mais je sais que cela prend énormément de temps. Ma tante qui était adjointe il y a plus de 50 ans et travaillait avec des petites fiches de couleur était réputée pour ses emplois du temps. C'était sa fierté (mais c'était moins compliqué à l'époque c'est sûr).

LadyOlenna a écrit:Allez, je vais me faire taper sur les doigts mais moi aussi j'y vais de mes petites anecdotes (avant ça je précise que je prends toujours le temps de recevoir et d'écouter les professeurs qui viennent dans mon bureau, quels que soient l'heure et le motif) :

- le professeur qui vient te voir parce que "il a un truc super urgent à régler, c'est important, je dois vous voir là tout de suite" : il s'avère qu'il s'agit d'un vol de stylos 4 couleurs...

[... je ne laisse que le premier qui m'a fait bien marrer ...]

Mais vraiment j'adore ce job, et j'adore les professeurs hein... d'ailleurs j'ai sûrement dû être un jour ou l'autre une de ces professeurs que j'évoque

J'ai un collègue qui est secrétaire d'intendance et qui en a aussi marre des urgences des professeurs toute la journée. Dans mon ancien lycée les secrétaires de direction et d'intendance avaient 1/2 journée durant laquelle on ne devait pas venir les interrompre sauf pour une urgence (là quand il y avait quelque chose bien sûr on pouvait). Dans l'ensemble c'était respecté, on n'y allait pas.

Tamacun a écrit:Bonjour
Je me permets de rebondir sur ce dernier message car je me demande régulièrement, quand nous avons une question à poser à la direction, si c'est plus "pratique" pour eux que l'on vienne les voir directement (et cela permet d'échanger de vive voix) ou qu'on les contacte par mail (qui peut être traité à un autre moment mais on peut vite avoir beaucoup de mails...) ?
Y a-t-il un juste milieu ?

Comme l'écrivait LadyOlenna il ne faut pas que ce soit noyé dans des mails inutiles. Nous devions avec les collègues organiser une journée particulière avec une classe. Notre proviseur adjointe avait été mise dans la boucle mais du coup recevait toutes les réponses de tout le monde. Je l'ai retirée de la boucle, après tout il n'y a que l'organisation finale qui l'intéressait, pas nos pinaillages infinis. Mais un collègue l'a remise dans la boucle.

Dans mon ancien lycée la direction était pas mal fichue : on entrait dans une pièce centrale avec les deux secrétaires de direction derrière un long comptoir et les bureaux étaient chacun au bout de ce long comptoir (un à droite, un à gauche) ce qui fait qu'on demandait toujours aux secrétaires "est-ce que le chef est dispo ?" et on recevait un "oui tu peux y aller il y est là" et parfois un "ce matin cela fait être tendu parce ......, si tu pouvais revenir cette après-midi". Cela ne bloquait pas mais cela faisait un petit filtre. Dans mon lycée actuel c'est l'inverse, les bureaux des chefs sont avant ce qui nous incite à passer directement par les chefs. Petit code implicite : quand la porte de leur bureau est ouverte, feu vert, quand la porte est fermée c'est qu'ils sont occupés.

Le sens de la diplomatie et surtout l'organisation.

LadyOlenna a écrit:C'est certain qu'il y a un gros problème au niveau de la formation. De mon côté je n'ai jamais eu de formation à Pronote. Pour le logiciel EDT, 3 heures de formation en juillet, peu après nos affectations. On nous a montré comment déplacer un cours, vérifier les VS et les études. C'est à peu près tout. Pour les faisant fonction, c'est encore pire : rien n'est prévu. C'est le baptême du feu fin août-début septembre.

Donc à peu près comme certaines formations inspe? Débrouillez-vous.
Je me trompe ou pas?
Quand il y a des personnes d'expérience,  on laisse ceux qui entrent dans le métier se débrouiller seuls. Il ne faut pas s'étonner de la suite.

Ils partent du principe que les stagiaires ont un chef d'établissement d'accueil qui les forme et les guide dans la prise de fonction. Sauf qu'on n'a pas tous eu le même chef d'établissement d'accueil... Certains n'ont aucune envie d'avoir à former un stagiaire.

LadyOlenna a écrit:Ils partent du principe que les stagiaires ont un chef d'établissement d'accueil qui les forme et les guide dans la prise de fonction. Sauf qu'on n'a pas tous eu le même chef d'établissement d'accueil... Certains n'ont aucune envie d'avoir à former un stagiaire.

Merci.
Cela ramène à mon cde et cde adjoint. Le cde, je ne suis pas sûre qu'il sache faire quoique ce soit pour l'établissement. L'adjoint à été lancé dans le grand bain à tel point qu" il a demandé à son prédécesseur de revenir en début d'année. La cde adjointe avait de réelles compétences sans compter qu'elle ne comptait pas ses heures ( pourtant nous lui disions) vu le médiocre cde que nous avions.
L'actuel n'a pas d'empathie, reçoit sur rdv, nous demande des mails pour tout et rien et il vaut mieux ainsi on garde une trace car la mauvaise fois est une de ses valeurs. Et je ne vous dit pas tout. Aucune qualité pour la fonction.
Il faut vraiment avoir la fibre pour réussir dans cette fonction ultra importante, mais pour certains cela vaut un tremplin de carrière et rien d'autre.

Ajonc35 a écrit:

LadyOlenna a écrit:Ils partent du principe que les stagiaires ont un chef d'établissement d'accueil qui les forme et les guide dans la prise de fonction. Sauf qu'on n'a pas tous eu le même chef d'établissement d'accueil... Certains n'ont aucune envie d'avoir à former un stagiaire.

Merci.
Cela ramène à mon cde et cde adjoint. Le cde, je ne suis pas sûre qu'il sache faire quoique ce soit pour l'établissement. L'adjoint à été lancé dans le grand bain à tel point qu" il a demandé à son prédécesseur de revenir en début d'année.  La cde adjointe avait de  réelles compétences sans compter qu'elle ne comptait pas ses heures ( pourtant nous lui disions) vu le médiocre cde que nous avions.
[...]

Même souci quand la transmission ne se fait pas. Arrivée dans mon actuel lycée, le CDE était nous et super compétent, l'adjoint était titulaire mais n'avais jamais été en LP. Le pro lui a tout transmis ça a super bien roulé. Adjoint hyper efficace. Est arrivé un nouveau chef qui n'en a pas ramé une, laissant tout reposé sur l'adjoint. L'adjoint part, arrive un nouvel adjoint qui galère (parfois c'est proche de l'incompétence) et très peu de transmission puisque le chef ne s'est pas intéressé à certains aspects du travail de l'adjoint. Du coup, la galère et pour tout le monde, adjoint, prof, élèves, emploi du temps mal faits...

On parle souvent de "couple" de CDE. Il faut que le "couple" (quand le CDE n'est pas seul comme dans certains petits établissements).

Effectivement je me prends à rêver d'être seule à la tête d'un petit collège : tu fais et tu sais ce que tu as à faire, tu n'es pas tributaire des incompétences/bêtises/de la fainéantise de ton binôme. Le pied !

LadyOlenna a écrit:Effectivement je me prends à rêver d'être seule à la tête d'un petit collège : tu fais et tu sais ce que tu as à faire, tu n'es pas tributaire des incompétences/bêtises/de la fainéantise de ton binôme. Le pied !

Je te le souhaite.

Mon ancienne cde adjointe est passée de mon énorme lycée à un tout petit collège. Au début je me suis dit qu'elle allait s'ennuyer mais en fait je pense qu'elle voulait un peu lever le pied et profiter de sa vie personnelle.