Organisation d'un voyage à Liverpool qui tourne au fiasco : help !

Bonjour,

je n'en dors plus depuis 2 jours et me sens vraiment très mal à ce sujet. J'ai besoin ici de conseils de collègues expérimentés.

Le contexte:
Je ne suis pas professeur d'anglais pour commencer et je n'ai jamais organisé de voyage scolaire.
L'année dernière, j'assiste en salle des professeurs du lycée dans lequel je viens d'arriver à une scène qui me fait de la peine: des collègues parlant très mal à un autre et se moquant de lui.
Je n'interviens pas mais remarque que le collègue (un anglais ayant du mal en français malgré ses 20 ans de présence en France) est très affecté.
Je lui demande comme il va, et de fil en aiguille durant les semaines suivantes, il se rapproche de moi.
Il a différents soucis dans sa vie, dont un problème de santé qui l'handicape pas mal (il a des trous de mémoire notamment).
Bref, un jour, il vient me voir et m'indique qu'il a un rêve depuis 10 ans: organiser un voyage à Liverpool et qu'il ne le fait que si je l'accompagne avec les classes.
Je décide d'accepter sa proposition...

La validation en CA: Juin 2019
Nous passons notre projet en CA fin juin 2019 et validons 24 élèves et 2 accompagnateurs.
Le lycée paiera pour nos 2 places.

La mise en place: septembre 2019
Mon collègue réalise des demandes de devis auprès de prestataires spécialisés dans le voyage scolaire.
Nous recensons les élèves intéressés par un tel voyage dans nos classes respectives.
38 élèves couchent leur nom sur une feuille (pour 24 places donc).
Le prestataire nous propose un devis que nous trouvons élevé (474€/pers, 4 jours, 3 nuits, A/R en avion Easyjet pour éviter les 4 jours de bus A/R), mais que je ne parviens pas à faire baisser (en effet, plus à l'aise en français, je suis alors intervenu avec le prestataire).

Bref, le 18 novembre, nous faisons signer par le gestionnaire la convention avec le prestataire que ce dernier nous demande de lui remplir rapidement pour valider les billets d'avion. Le tout rapidement, car il n'est pas possible, comme la compagnie aérienne est low-cost, de nous garantir des prix.
Nous indiquons au prestataire que nous organisons la réunion avec les parents le 21 novembre.
Mon collègue envoie le mardi 19/11 la convention et nous recevrons une confirmation de réception le jeudi 21 novembre à 9h30 sur lequel notre contact nous indique que la convention est transmise à son supérieur pour signature.
Nous avions préalablement précisé aux élèves, que lors de la réunion du 21 novembre, nous procèderions à un tirage au sort et que les heureux élus, devraient nous faire un chèque de 160€ (pour couvrir les billets d'avion) sur place.
Le 21/11 arrive, seuls 17 parents viennent...et le fiasco débutent alors.
Une maman nous indique que ce voyage est trop cher et qu'elle n'inscrira pas son enfant. D'autres valident, et seuls 10 parents nous feront un chèque.
Il nous manque donc 14 élèves sur 24.

Je réalise alors que nous sommes engagés et qu'une annulation sera périlleuse.

J'écris le soir même au prestataire, lui demandant d'annuler le voyage. En effet, je compte sur le fait que la convention n'est pas signée de leur côté pour annuler.

Je le recontacte le lendemain, vendredi 22 novembre (après une nuit affreuse), pour bien confirmer tout cela.
Or, mon contact m'indique que tout est déjà réservé, que je ne peux pas annuler et que si je désire tout de même le faire, conformément aux CGV, nous devons 30% du montant total soit 3839€...

Stupeur de mon côté.

Nous recherchons à présent 14 élèves supplémentaires dans d'autres classes. Je ne sais pas si nous y parviendrons.

Tel un enfant qui ne veut pas se faire gronder, je n'en parle pas au gestionnaire ni au CDE, honteux d'avoir été si bête, alors que je suis d'habitude plus rigoureux.

Du coup, plusieurs questions m'empêchent de me calmer (j'ai très mal dormi encore cette nuit, me sens abattu et totalement idiot):
- Ayant demandé une annulation écrite et explicite le 21 novembre à 19h alors que nous n'avons toujours pas à ce jour reçu notre exemplaire signé par le prestataire, n'entraine t-il pas la nullité du contrat, bien qu'il ait engagé des dépenses?
- Qui est redevable de ces 3800€? J'imagine que c'est le lycée puisque le gestionnaire a signé la convention, mais j'aurai trop honte que notre bêtise entraine, sur le budget du lycée, un tel paiement. Nous avons envisagé avec le collègue de payer sur nos fonds propres cette somme pour vous dire notre état...
Mon collègue semble dépassé par tout cela, résigné, et je ne lui sens pas la capacité de rebondir.

Je lui ai demandé de "prospecter" au plus vite dans ses autres classes de nouveaux élèves pour compléter la liste.

Je pense attendre mercredi pour voir si nous parvenons à récupérer d'autres chèques avant d'aller piteusement me prendre une soufflante (méritée) dans le bureau du CDE si nous échouons.

J'ai conscience de notre manque de professionnalisme sur ce coup, mais j'ai besoin de conseils.

Je vous remercie.

Bonjour,
Et pourquoi ne pas organiser une vente de gâteaux ou une loterie pour essayer de baisser le prix ? C'est en effet très très cher pour seulement 4 jours...
Nous avons eu le même problème dans mon collège et nous avons fait cela; ce qui a permis à deux classes de partir en Autriche pour 180€ (6 jours).

Le problème est que c'est sans doute un peu trop tard...

Sinon oui, je pense qu'il faudra que le lycée paye les 3800€ en cas d'annulation; ce qui est logique puisque tout a été réservé.

On ne signe pas tant qu'on n'a pas tous les chèques. Erreur de débutant qui risque de coûter très très cher aussi bien en terme financier qu'en terme professionnel. Courage !

En principe c'est le chef qui signe une fois qu'on a tous les chèques , un prof ne peut s'engager tout seul

Clecle78 a écrit:En principe c'est le chef qui signe une fois qu'on a tous les chèques , un prof ne peut s'engager tout seul

Je ne comprends pas non plus comment on peut en arriver là et pourquoi le CDE est tenu à l'écart... La seule solution, c'est de trouver 14 élèves !

Si le projet a été voté en CA, le CDE n'a pas été tenu à l'écart.
Quant à la négociation, elle doit normalement se faire en lien avec le gestionnaire. Chez nous, le moindre trajet en bus fait l'objet d'un appel d'offre et c'est l'intendance qui gère. Je ne trouve pas normal que ce soient des enseignants qui se chargent de toute la négociation avec les organismes (qu'ils participent à l'élaboration du programme est une chose, qu'ils doivent gérer l'aspect financier en est une autre).
Sur un lycée, 14 élèves, cela doit se trouver. Ne pas oublier non plus que certains élèves peuvent bénéficier d'une aide du fonds social si les parents ne peuvent pas payer.
Enfin, quitte à payer une grosse somme, le lycée peut décider de participer aux frais des familles. En règle générale, le prix d'un voyage repose sur les familles et la seule part que le lycée est tenu de prendre en charge est le coût pour les accompagnateurs. Si jamais le lycée devait payer de toute façon 3800 euros, pourquoi ne pas demander un vote du CA pour utiliser cet argent dans le but de faire baisser le prix du voyage (ainsi, la dépense ne serait pas faite en pure perte)?

Poupoutch a écrit:Si le projet a été voté en CA, le CDE n'a pas été tenu à l'écart.
Quant à la négociation, elle doit normalement se faire en lien avec le gestionnaire. Chez nous, le moindre trajet en bus fait l'objet d'un appel d'offre et c'est l'intendance qui gère. Je ne trouve pas normal que ce soient des enseignants qui se chargent de toute la négociation avec les organismes (qu'ils participent à l'élaboration du programme est une chose, qu'ils doivent gérer l'aspect financier en est une autre).
Sur un lycée, 14 élèves, cela doit se trouver. Ne pas oublier non plus que certains élèves peuvent bénéficier d'une aide du fonds social si les parents ne peuvent pas payer.
Enfin, quitte à payer une grosse somme, le lycée peut décider de participer aux frais des familles. En règle générale, le prix d'un voyage repose sur les familles et la seule part que le lycée est tenu de prendre en charge est le coût pour les accompagnateurs. Si jamais le lycée devait payer de toute façon 3800 euros, pourquoi ne pas demander un vote du CA pour utiliser cet argent dans le but de faire baisser le prix du voyage (ainsi, la dépense ne serait pas faite en pure perte)?

Oui, enfin, c'est quand même le rôle des organisateurs d'alerter au plus tôt le CDE qu'il y a un problème. Là, apparemment, il y a une rétention d'informations. Il faut aller le voir le plus vite possible afin de trouver une solution.

Moi j'ai arrêté d'organiser car c'était trop de stress et trop casse-tête !

Comme tout le monde : va voir le CdE et réfléchis avec lui à une solution. Les élèves sont peut-être "trouvables".
Les 160 euros sont sûrement trop chers pour beaucoup, c'est à ça que peuvent servir les fonds sociaux notamment.

Enfin, la question de tes deniers propres, rassure-toi ça n'existe pas. L'établissement a un fonds de réserve c'est à ça que ça sert.
Si problème de responsabilité il y avait, juridiquement et moralement c'est celui de la direction et de la gestion : ils vous ont confié le truc, vous n'en êtes pas familiers, vous auriez pu mieux faire avec des conseils... que vous n'avez pas eus. Par contre, il est impératif de leur en parler tout de suite (sinon, tu leur fais croire que tout va bien, et là c'est ta responsabilité morale qui est engagée).

160 d'un seul coup, c'est trop pour beaucoup de familles (nous sommes aussi en fin de mois : les familles sont plus enclines à payer quand les comptes sont pleins en début de mois). On ne signe jamais le contrat avec le voyagiste sans avoir la liste d'élèves avec autorisations parentales signées.

Mais, ne t'inquiète pas : 14 élèves pour l'Angleterre, c'est facile à trouver. Mets une annonce à la vie scolaire. Demande à tes élèves de faire venir leurs amis d'autres classes.

Merci à tous. Sur vos conseils, j'ai fait un compte-rendu au proviseur, PA et gestionnaire pour les informer de nos difficultés et leur indiquer que nous avions encore des classes à prospecter.
J'ai indiqué que nous nous tenions à leur disposition et étions à l'écoute de leurs consignes.
Je n'avais jamais ni participé ni organisé aucun voyage, et je pensais que mon collègue enseignant depuis 1996 était plus au fait. Il m'avait indiqué avoir il y a bien longtemps déjà organisé un voyage avec ce même prestataire.
@pogonophile: Hugo78 écrit que cela risque de nous cher professionnellement. Comme vous êtes PERDIR, pourriez-vous m'indiquer les conséquences de notre incompétence dans ce cas précis?
Je regrette de m'être embarqué dans ce projet, mais maintenant je dois assumer.

Financièrement, aucune. Vous êtes dans un cadre professionnel, c'est l'Etat qui prend en charge les erreurs de ses agents. Le seul dont la responsabilité financière personnelle soit engagée, c'est l'agent comptable.

Administrativement, pas grand chose tant que vous tenez informé et prévenez, ce que tu viens de faire. Si vous gardiez pour vous un fiasco prévisible (et on n'en est pas encore là, c'est tout à fait possible de trouver le nombre d'élèves) jusqu'à la dernière minute, on pourrait imaginer que vous vous êtes mis en faute... et encore, ça reste la responsabilité du CdE de vous demander où c'en est, à plus forte raison si on sait que c'est votre premier.

Humainement, vous risquez de passer pour des nazes. Bon, on s'en remet

Passer pour un naze, ce sera la première fois au travail, mais bon, comme tout le monde, cela m'est déjà arrivé par ailleurs...
Toutefois l'équipe me faisait confiance, et je pense que je viens de casser un truc à ce niveau...
Donc, du coup cela me contrarie beaucoup, même si je ne peux plus rien y faire.
Merci encore à tous et à toutes, je vous tiendrai au courant de ma "marche de la honte".

Ne t'en fais pas tout un monde, il est encore bien assez tôt pour rattraper le coup. Vous n'en êtes pas à annuler, c'est un bump on the road.

Attends, si le voyage a lieu, que les gamins sont contents, tout sera oublié et tu ne passeras pas pour un naze. Et à titre perso, je ne fais pas de voyages et jamais je ne me permettrai d'avoir un avis négatif sur ceux qui en font quand on voit combien c'est difficile à organiser même pour les plus expérimentés et professionnels d('entre eux. Après, tu n'as peut-être pas choisi le meilleur partenaire. Quel est ton statut?

Je suis certifié donc pas de problème.
Je suis content d'avoir redonné de l'envie à un collègue au fond du trou moralement.
Je suis content de l'avoir soutenu quand les autres se moquaient de lui à cause de ses problèmes.
Mais, ses difficultés s'avèrent très lourdes et alors que je n'étais que l'accompagnateur numéro 2, je me retrouve en première ligne dans cette situation délicate.
Je n'avais rien à gagner dans ce voyage, et je vais perdre un peu (essentiellement de la dignité ????).
Merci à tous de me rassurer. Rien n'est perdu, je vais me remotiver et me remonter les manches. On n'est clairement pas "out".
Au pire, je serai interdit de voyage, mais comme je n'en faisais pas...(justement pour éviter les ennuis, mais là j'ai craqué quand j'ai accepté )!

Pofekko a écrit:Je suis certifié donc pas de problème.
Je suis content d'avoir redonné de l'envie à un collègue au fond du trou moralement.
Je suis content de l'avoir soutenu quand les autres se moquaient de lui à cause de ses problèmes.
Mais, ses difficultés s'avèrent très lourdes et alors que je n'étais que l'accompagnateur numéro 2, je me retrouve en première ligne dans cette situation délicate.
Je n'avais rien à gagner dans ce voyage, et je vais perdre un peu (essentiellement de la dignité ????).
Merci à tous de me rassurer. Rien n'est perdu, je vais me remotiver et me remonter les manches. On n'est clairement pas "out".
Au pire, je serai interdit de voyage, mais comme je n'en faisais pas...(justement pour éviter les ennuis, mais là j'ai craqué quand j'ai accepté )!

Tu vas voir le CDE, et vous allez trouver une solution ! Il faut partir positif !

Ah, mais, c'est Liverpool, au Royaume Uni... Et le Brexit donc ?
Nous venons de recevoir une note du Rectorat au sujet des voyages en Angleterre.... qui risque de toute façon d'être annulé à défaut d'accord ! problème de passeports.... d'élèves étrangers à avoir visa...

En juin, jamais ce voyage n'aurait du être mis au vote, en raison de l'actualité. Surtout que l'accord devait intervenir fin octobre. Ou pas. Vous aviez prévu les passeports, les visas pour les étrangers non U.E. ? Les dates sont repoussées.... mais vous aviez prévu de partir quand ?

Maintenant, c'est main dans la main avec le gestionnaire et le chef (qui ont  été assez faibles et légers pour vous laisser faire et entériner le projet puis signer un contrat prématurément....) Vous n'êtes pas seuls responsables.

Et tant pis pour votre ego, les voyages en Angleterre, ce n'est pas d'actualité, il y a trop d'inconnues pour organiser cela.  Donc, tout annuler tout de suite, ou se décarcasser pour trouver les élèves manquants, compléter les financements  et espérer qu'il n'y ait pas d'autres obligations de dernière minutes dues à ce fameux Brexit.... c'est le chef qui prend la décision finale avec les conseils du gestionnaire.

Et si le voyage est maintenu... pourquoi tu serais interdit (e) de voyage ? au contraire, il faut assumer jusqu'au bout !

colombane a écrit:Ah, mais, c'est Liverpool, au Royaume Uni... Et le Brexit donc ?
Nous venons de recevoir une note du Rectorat au sujet des voyages en Angleterre.... qui risque de toute façon d'être annulé à défaut d'accord ! problème de passeports.... d'élèves étrangers à avoir visa...

En juin, jamais ce voyage n'aurait du être mis au vote, en raison de l'actualité. Surtout que l'accord devait intervenir fin octobre. Ou pas. Vous aviez prévu les passeports, les visas pour les étrangers non U.E. ? Les dates sont repoussées.... mais vous aviez prévu de partir quand ?

Maintenant, c'est main dans la main avec le gestionnaire et le chef (qui ont  été assez faibles et légers pour vous laisser faire et entériner le projet puis signer un contrat prématurément....) Vous n'êtes pas seuls responsables.

Et tant pis pour votre ego, les voyages en Angleterre, ce n'est pas d'actualité, il y a trop d'inconnues pour organiser cela.  Donc, tout annuler tout de suite, ou se décarcasser pour trouver les élèves manquants, compléter les financements  et espérer qu'il n'y ait pas d'autres obligations de dernière minutes dues à ce fameux Brexit.... c'est le chef qui prend la décision finale avec les conseils du gestionnaire.

Et si le voyage est maintenu... pourquoi tu serais interdit (e)  de voyage ? au contraire, il faut assumer jusqu'au bout !

Dans mon bahut, cette année, le voyage en Angleterre a été remplacé par un voyage en Pologne, notamment à cause de ce fameux Brexit. Trop problématique avec cette histoire de passeports et de visas...

Visiblement, pas besoin de passeport ni visa jusqu'au 31/12/2020. Donc, a priori pas de problème à ce niveau.

Dans mon lycée tous les voyages en Angleterre ont été maintenus car effectivement aucun problème de papiers jusqu'à fin 2020.

Moi ce que je trouve surprenant c'est que ce voyage ait été voté en CA avant l'obtention des devis. Chez nous on vote le devis. Du coup pas d'inconnue question budget.

Nous avions un prévisionnel qui s'est avéré exact à 24€ près. Mais nous avons été imprudents. Clairement.

La seule erreur a été de signer l'engagement avant d'avoir la signature et les chèques des parents, et ça incombe à mon sens à la gestionnaire plus qu'aux organisateurs. Chez nous c'est hyper carré. C'est saoûlant pour tout un tas de raisons, mais au moins pas de stress de cet ordre-là pour les organisateurs. Bon courage, mais vous allez trouver.
Après, c'est vrai que le prix est cher, sûrement à cause de la destination et du mode de transport, et ça exclut vraiment beaucoup d'élèves.

Cléopatra2 a écrit:La seule erreur a été de signer l'engagement avant d'avoir la signature et les chèques des parents, et ça incombe à mon sens à la gestionnaire plus qu'aux organisateurs. Chez nous c'est hyper carré. C'est saoûlant pour tout un tas de raisons, mais au moins pas de stress de cet ordre-là pour les organisateurs. Bon courage, mais vous allez trouver.
Après, c'est vrai que le prix est cher, sûrement à cause de la destination et du mode de transport, et ça exclut vraiment beaucoup d'élèves.

Même sentiment à le lecture de ton histoire Pofekko. Le gestionnaire a juste été juste imprudent , mais toi et ton collègue n'avez commis aucune faute, loin de là. Vous étiez dans une démarche pédagogique : vous proposez , le gestionnaire et le CA valident. Il faut mettre les responsabilités là où elles sont. Cette maladresse te sera au contraire utilise quand tu organiseras des prochains voyages. Sinon d'accord sur le prix : 160 € n'est vraiment pas donné. Tu peux demander à tes élèves de faire des gâteaux et de les vendre lors des récréations (aux élèves ou aux professeurs) : habituellement ça marche du tonnerre de Dieu et la baisse du prix du voyage peut être significative.

Hugo78 a écrit:

Dans mon bahut, cette année, le voyage en Angleterre a été remplacé par un voyage en Pologne, notamment à cause de ce fameux Brexit. Trop problématique avec cette histoire de passeports et de visas...

Je trouve ça hallucinant, et pour le coup faute d'avoir le descriptif des voyages (et donc les points communs entre les deux projets), je vois mal ce qui justifie le projet d'un voyage en Angleterre (qui doit avoir un certain nombre d'objectifs culturels et linguistiques) devenant un voyage en Pologne.

Et ce a fortiori avec les instructions du ministère qui sont effectivement rassurantes sur les papiers à avoir (voir 'le Brexit en pratique' sur le site du MEN).

Il faut faire comprendre aux parents que le prix va baisser avec les actions que vous allez mettre en place tout au long de l'année (ventes d'objets, de chocolat, de gâteaux, tombola, carte à cases...). Sollicitez aussi les mairies, elles peuvent parfois faire un geste.
Vous n'avez pas pensé à demander l'aide du département? Il y a généralement un dossier à monter (en collège en tout cas) en mai/juin qui permet d'obtenir une certaine somme.

Par contre, quand le voyage se fera, il faudra bien briefer ton collègue histoire que tu ne tapes pas tout le boulot ni les possibles emmerdes .