post des organisateurs de voyage débutants

Voilà, j'organise un voyage en Italie cette année pour la première fois. Je crois qu'il y en a d'autres sur le forum qui sont dans le même cas et qui doivent se poser régulièrement la même angoissante question: mais que dois-je faire maintenant?

Ce post en appelle donc à l'expérience et à la bienveillance des GO réguliers:

j'ai fait voté mon projet au CA de juin: que dois-je faire maintenant?
-Relancer les devis pour les comparer au prochain CA d'octobre?
-Prévenir les parents? mais comment? et pour leur dire quoi?

A l'aide!

- Avoir trois devis sans gratuité des accompagnateurs et un comparatif fait de tes blanches mains (ne pas oublier d'ajouter les assurances, les guides, les repas sup, ...)

- Avoir des arguments pour défendre celui que tu vas choisir (pas forcément le moins cher) : chez moi, j'avais tout préparé avant le CA, pour que celui-ci vote directement mon devis et que je lance la machine rapidement ! (pour avoir mes dates, pour pouvoir étaler les paiements, lancer les demandes de bourses...)
Va en parler avec ton intendant pour ne rien oublier.

- Prévenir les parents du projet, du prix global (le gonfler de préférence, plutôt que l'inverse...), du moyen de transport, etc, par une petite lettre.

En général, je fais une réunion dès que le projet est voté afin de définir :
-le programme et les modalités du séjour
-les moyens de paiement
C'est tout ce qui me revient pour l'instant : je suis aussi dans la phase de prép de mon 2e voyage

IMPORTANT : une fois un budget voté au CA, il n'est pas possible de faire payer plus cher (même 1€) ! Donc il faut tout prévoir bien avant, au centime près ! Mon intendante avait posé un prix augmenté de 4€, pour parer à toute difficulté.
Au delà de 8€ non dépensés pour le voyag,e il faut faire un remboursement aux familles (donc avoir tous les RIB et c'est la galère !)

Vérifier auprès de l'administration, bien avant le CA, que le budget permet à l'établissement de payer le billet des accompagnateurs (ceux-ci n'ont pas à débourser un centime pour accompagner un voyage scolaire, il faut donc prévoir un budget au CA).

Le casse-tête, d'ailleurs...
Nous avons reçu un don du foyer et il a fallu se procurer le reste par des vente de gâteaux et d'objets...
Pfiou...

On peut aussi exiger une ligne budgétaire "billet des accompagnateurs" dans le vote annuel du budget au CA. C'est ce qu'on va essayer de faire cette année chez nous. Hors de question d'aller vendre des gâteaux pour financer le billet des profs !

je suis d'accord avec tout ce qui vient d'être dit, si ce n'est que je ne fais pas de réunion.
Je rajoute juste que pour prévenir les familles, je fais comme ça:
petite lettre avec les grandes lignes et coupon à rendre signé si famille intéressée. Puis seconde lettre avec le nombre de participants (d'après les coupons) et prix par élève, effectivement un peu gonflé. Si c'est pour un voyage qui coûte une grosse somme, dépêche-toi, car faut prévoir les modalités de paiement pour les familles (en 3 fois, etc...)
et part la suite, il ne faudra pas oublier la paperasse:
feuille pour le rectorat afin que le voyage soit accepté (jusqu'à 1 mois avant le départ)
fiche avec renseignements médicaux (demande au secrétariat)
autorisation familiale
et important: comme c'est en Italie, carte d'identité à jour, autorisation de sortie du territoire (les parents la font à la mairie), avec un passeport, tu n'as pas besoin d'autorisation de sortie du territoire, et carte d'assuré médical (demande à la sécu)

Voir aussi avec l'infirmière : si certains enfants ont des médicaments à prendre (aussi anodins soient ils), il y a des docs à remplir et des ordonnances à fournir.

Je suis loin d'être une GO patentée, mais voici ma liste de l'année dernière :

- Choisir un devis et préparer des arguments pour le C.A ; attention au prix annoncé au C.A, c'est un maximum qui ne peut plus être dépassé une fois voté
- prévoir une réunion d'information pour les parents (pr présenter le programme, présenter les aides financières éventuelles, rappeler la paperasse nécessaire : CNI ou passeport, autorisation de sortie du territoire, carte européenne d'ass. maladie ...)
- mettre au point un échéancier avec le (la) gestionnaire si les règlements en plusieurs fois sont possibles
- voir avec la vie sco et le médecin scolaire les cas particuliers (PAI, traitements médicaux ...)

J'ajoute que les "gratuités accompagnateurs" ont été votées sans aucun pb (ni aucune rmq !) ; il est vrai que le mot "gratuité" n'apparaissait pas : la formule était "prise en charge" me semble-t-il.

Bon courage, en tout cas

oki, donc:
1/je relance les devis en demandant de les détailler davantage ( surtout celui qui me plaît le plus...)
2/je me renseigne sur les différentes aides que je peux obtenir
3/je fais une lettre aux parents dans le courant du mois récapitulant tout cela.


dernière chose: y-a-t-il des voyagistes que vous déconseillez absolument? ou au contraire d'autres que vous recommandez?

Je suis partie avec Cahier de Voyages. C'était super ! Je pense repartir cette année avec eux.

Ne pars surtout pas avec le CLC en italie!!!!!!! ils sont devensu incompétents sur ce secteur depuis peu, et c'est confirmé par des tas de collègues!

J'ai retrouvé le post de l'année dernière sur cette question:

http://neoprofs.forumactif.org/voyages-projets-et-liens-en-langues-anciennes-f34/voyage-en-italie-et-organismes-t8096.htm

- Sujet déplacé dans la rubrique adéquate
- Erreur de frappe dans le sujet modifiée

Bon ben moi j'en suis au stade de faire le mot aux parents et je ne sais pas comment tourner ça... help!!! Vous n'auriez pas une lettre type quelque part?

Herrelis, MP!

Merci. ^^