Problème administratif : HSE remplacement de courte durée

Une question "vitale" de secrétariat ! (qui vous concerne au premier chef tout de même !)

Voilà, mon objectif pour l'année prochaine (qui était le même que celui de l'an dernier, non réalisé !) est de changer nos imprimés administratifs pour les rendre plus "simples", plus "efficaces" ....

En effet, nous avons de gros problèmes avec, notamment, les remplacements de courte durée.

Actuellement, il y a un document : demande de remplacement..... avec la classe, les heures, etc.... à faire AVANT le remplacement (qui sert à : donner l'accord par le chef - mettre à jour Pronote - préparer la base GI-GC pour inscrire qui a remplacé qui, le jour et le nombre d'heures)

Puis, après service fait, un autre document de demande d'HSE reprenant les mêmes données. (pour mettre les heures en paiement dans le module Asie) - il est bien noté me le remettre dès le remplacement effectué.

Cela me semblait clair, j'ai envoyé plusieurs mails d'explications.... c'est écrit sur les documents ce qu'il faut faire...    mais      

Echec sur toute la ligne. Sur une cinquantaine de profs, seuls 5 ou 6 ont compris et me remettent les documents comme il faut. Soit, j'ai le début, mais pas la fin.... je ne sais pas si le service est fait. On peut supposer que oui, mais il y a eu des cas ou  : non, pour diverses raisons (mais qui n'avaient pas été dites au secrétariat... )

soit on m'amène des demandes d'HSE alors que j'ignorais le remplacement (mais je l'avais dit au CE - peut-être au fond d'un couloir entre deux portes !)

j'ai beau pointer et relancer, je suis sûre qu'il y a encore des loupés...

Alors, question : comment cela se passe-t-il dans votre établissement ? Quelle est la procédure ? (mes collègues consultés, nous avons tous le même problème, et je n'ai pas encore trouvé le système idéal pour avoir les infos pour travailler sereinement)
(parce que là, je n'ai que 2 ou 3 jours avant la rentrée pour préparer et mettre dans le livret de rentrée..)
vous avez des modèles ?  
Merci.

Dans le dernier établissement où je suis passée, c'était exactement comme le système que tu as essayé de mettre en place: deux imprimés, un avant remplacement, un après. Ca fonctionnait plutôt bien, il me semble.

Il faut distinguer les demandes d'HSE et les remplacements dits de Robien.
Dans le premier cas, on remplit une fiche que l'on dépose au secrétariat de l'adjoint. Le bas de la fiche est ensuite dans notre casier avec écrit explicitement qu'il faut la ramener remplie une fois les heures effectuées.
Dans le second cas, l'adjoint nous envoie par mail toutes les absences prévues d'enseignants et nous lui renvoyons un mail pour dire quelle(s) heure(s) nous souhaitons faire. Nous trouvons ensuite dans notre casier une fiche à rapporter une fois les heures effectuées.

Nous retrouvons ensuite quelques jours plus tard dans notre casier une fiche indiquant le nombre d'heures que nous avons faites. Cela fonctionne bien également, puisqu'au dernier CA de l'année, nous avons un récapitulatif du nombre d'HSE ou d'heures de remplacement réalisées pendant l'année dans tout l'établissement.

Une passante a écrit:Il faut distinguer les demandes d'HSE et les remplacements dits de Robien.

C'est quoi un remplacement "de Robien" ?

Dans le premier cas, on remplit une fiche que l'on dépose au secrétariat de l'adjoint. Le bas de la fiche est ensuite dans notre casier avec écrit explicitement qu'il faut la ramener remplie une fois les heures effectuées.

bon, chez moi, pas d'adjoint, c'est uniquement le chef et sa secrétaire (moi en l'occurence). Ce cas de figure, c'est pour les HSE ordinaires ? (aide personnalisée, actions diverses par exemple)


Dans le second cas, l'adjoint nous envoie par mail toutes les absences prévues d'enseignants et nous lui renvoyons un mail pour dire quelle(s) heure(s) nous souhaitons faire. Nous trouvons ensuite dans notre casier une fiche à rapporter une fois les heures effectuées.

voilà où le bât blesse... à quel rythme  vous fait-il part des absences prévues ? tous les jours ?
Ici, les absences prévues sont sur une "télé" dans le hall pour prévenir les élèves. Souvent, les absents contactent directement leurs remplaçants..
S'agissant d'absences de courte durée, c'est souvent du jour au lendemain ou pour le jour même ! Et parfois, je ne suis même pas au courant de l'absence !
Le problème, ce sont les remplacements "sauvages"....


Nous retrouvons ensuite quelques jours plus tard dans notre casier une fiche indiquant le nombre d'heures que nous avons faites.
Il le sait comment que vous les avez bien faites ? ayant déjà eu des surprises, on ne peut se contenter de la bonne foi[

Cela fonctionne bien également, puisqu'au dernier CA de l'année, nous avons un récapitulatif du nombre d'HSE ou d'heures de remplacement réalisées pendant l'année dans tout l'établissement.
Ca, nous aussi, on le fait, il suffit de demander un récapitulatif sur Asie. Facile. Sauf que je suis persuadée qu'il en manque.... et le délai pour les retardataires est passé ! (sauf à prendre sur le budget de l'année scolaire suivante et à l'amputer d'autant) -

Merci pour votre contribution, mais nous ne sommes que deux (+ la CPE, mais  qui est souvent zappée par les profs, donc pas très fiable)- il faut que le système soit clair et que les profs jouent le jeu.

J'avais pensé à un système même document de demande sur lequel le service fait devait être signé, puis m'être redonné.
Sauf que dans bien des cas, je suis informée APRES, donc antidater ?  :malmaisbien:
En même temps, il faut bien que Pronote soit à jour et que les élèves sachent que le prof absent sera remplacé..

- les remplacements "de Robien" sont les remplacements de collègues absents (pour stages, voyages, sorties). Ces heures sont majorées. Une fois par semaine, nous recevons la liste mise à jour (avec les nouveaux remplacements possibles et suppression de ceux qui ont déjà été pris). Les profs qui vont être absents sont chargés de prévenir les élèves et de leur faire marquer dans le carnet de correspondance qu'ils seront absents à telle date mais remplacés par tel collègue.
La télé pour les élèves n'affiche que les absences du jour même (prof malade) et dans ce cas-là, ils ne sont jamais remplacés.
- Normalement, l'administration doit être prévenue des stages (papiers envoyés par le rectorat) et des sorties/voyages. C'est plus compliqué pour les HSE, au cas par cas. Il m'est arrivé d'avoir reçu des HSE non demandées pour certaines actions auprès des élèves car je prévenais toujours l'adjoint que j'allais être dans telle salle avec tels élèves (ce que tout le monde devrait faire).
- En ce qui concerne le fait que les heures soient bien effectuées, comme le papier est à retourner après, pas de souci. Je doute que des collègues s'amusent à déclarer des heures qu'ils n'ont pas faites (et ce serait facilement vérifiable auprès des élèves). On est suffisamment souvent en proie à la suspicion pour ne pas être malhonnête, me semble-t-il...

J'ajoute que nous avons dans la pochette de rentrée le protocole pour les remplacements. Si vous annoncez dès la pré-rentrée que les HSE non demandées au préalable (et accordées) ne seront pas rémunérées, cela devrait permettre de mettre un peu d'ordre...
L'adjoint transmet à la vie scolaire les absences et remplacements prévus. Ainsi chaque jour la vie scolaire sait toujours qui est là (bon, il y a parfois des ratés cependant comme le prof absent le matin noté absent toute la journée...)

colombane a écrit:Une question "vitale" de secrétariat ! (qui vous concerne au premier chef tout de même !)

Voilà, mon objectif pour l'année prochaine (qui était le même que celui de l'an dernier, non réalisé !) est de changer nos imprimés administratifs pour les rendre plus "simples", plus "efficaces" ....

En effet, nous avons de gros problèmes avec, notamment, les remplacements de courte durée.

Actuellement, il y a un document : demande de remplacement..... avec la classe, les heures, etc.... à faire AVANT le remplacement (qui sert à : donner l'accord par le chef - mettre à jour Pronote - préparer la base GI-GC pour inscrire qui a remplacé qui, le jour et le nombre d'heures)

Puis, après service fait, un autre document de demande d'HSE reprenant les mêmes données. (pour mettre les heures en paiement dans le module Asie) - il est bien noté me le remettre dès le remplacement effectué.

Cela me semblait clair, j'ai envoyé plusieurs mails d'explications.... c'est écrit sur les documents ce qu'il faut faire...    mais      

Echec sur toute la ligne. Sur une cinquantaine de profs, seuls 5 ou 6 ont compris et me remettent les documents comme il faut. Soit, j'ai le début, mais pas la fin.... je ne sais pas si le service est fait. On peut supposer que oui, mais il y a eu des cas ou  : non, pour diverses raisons (mais qui n'avaient pas été dites au secrétariat... )

soit on m'amène des demandes d'HSE alors que j'ignorais le remplacement (mais je l'avais dit au CE - peut-être au fond d'un couloir entre deux portes !)

j'ai beau pointer et relancer, je suis sûre qu'il y a encore des loupés...

Alors, question : comment cela se passe-t-il dans votre établissement ? Quelle est la procédure ? (mes collègues consultés, nous avons tous le même problème, et je n'ai pas encore trouvé le système idéal pour avoir les infos pour travailler sereinement)
(parce que là, je n'ai que 2 ou 3 jours avant la rentrée pour préparer et mettre dans le livret de rentrée..)
vous avez des modèles ?  
Merci.

Dans mon bahut, un secrétaire est affecté à plein temps pour s'occuper de la gestion des profs, de leurs absences, des RCD, etc. Il est devant EdT toute la journée. La règle est simple : ce secrétaire renseigne un grand tableau dans la salle des profs avec toutes les absences prévues et non remplacées (le prof absent peut demander dès le signalement de l'absence qu'il s'autoremplacera à son retour ; attention : les CM ne sont pas remplaçables par ce biais) ; le prof volontaire dépose la demande de RCD au plus tard 48h à l'avance (délai de rigueur), demande acceptée ou non par l'adjoint, qui transmet au secrétaire. C'est lui qui établit le "service fait" en modifiant EdT sur la semaine concernée (pour que les élèves et les parents aient l'info) et en collationnant les appels électroniques par la suite. Si un appel n'est pas fait, l'heure est réputée non faite et le prof doit aller s'expliquer auprès de l'adjoint (quelle que soit l'heure, d'ailleurs, régulière ou exceptionnelle). Ca marche super bien, toutes les heures sont payées le mois qui suit la période du 12 au 11. Pas d'erreurs à ce jour.

OK pour de Robien, je ne savais pas que cela portait un tel nom. (pour moi, c'était de l'investissement immobilier... il a donc eu plusieurs cordes à son arc)

Je suis en LP, alors les notes sur carnets de correspondance... les élèves sont souvent en stage et ils consultent Pronote pour les EDT (qui pour eux vaut parole d'évangile : donc surtout ne pas être en retard pour les mises à jour de remplacements, sinon : ils s'en vont et le prof qui remplace n'a pas grand monde, (ce qui en  arrange certains ) - il n'y a donc pas que le problème des HSE.
Et chez nous, n'importe quelle absence est remplacée, même du jour et quel qu'en soit le motif.
(y compris un prof qui prend une classe entière au lieu d'un groupe).

Je dois faire des imprimés simples pour qu'ils me les remplissent et me les rapportent. C'est plus sympa de parler, mais une info dite en salle des profs, elle est oubliée, déformée, en arrivant dans mon bureau. Et si c'est dit au chef (je répète, on n'a pas d'adjoint, avec la masse d'information qu'il récupère à chaque fois.... c'est quasiment oublié (ou alors quelle classe ? quel prof ?  quelle heure ?)

Je n'ai vraiment pas le temps d'enquêter à chaque fois, je suis seule secrétaire (profs, élèves, direction... parfois chef de travaux,.....) et le chef n'a pas d'adjoint (bis) (LP de 380 élèves environ)

Certains pensent me faciliter le travail en apportant le tout à la fin de l'année (il y a eu des progrès pour certains : à la fin de chaque trimestre...), c'est ni fait, ni à faire..... nous avons besoin de savoir quelle quantité d'heures il nous reste pour pouvoir rétribuer certaines actions en cours d'année ...
Alors pour éviter cela, le chef mandate sans document, au jugé et en faisant des "faux" pour pouvoir justifier.... (on est fin juin là) !) et ensuite... quand la feuille arrive (à la veille de partir, bien sûr), plus personne ne sait exactement ce qui a déjà été payé. Et je sûre d'en avoir dans le courrier fin août. (et je devine qui....)

Pardonnez ce moment d'humeur, si je n'ai rien modifié le 25 ou 26 août, c'est reparti pour un an de galère ! (et encore un objectif non atteint sur mon évaluation !)

Si je me faisais un casier en salle des profs, cela serait il plus facile de récupérer les documents, plutôt que de venir me voir ? cela existe-t-il ailleurs ?

Dans la salle des profs, nous avons un casier "correspondance administrative" qui nous évite de nous déplacer, cela pourrait effectivement être une bonne idée.