Urgent : recherche conseils pour budgétiser une journée de voyage scolaire

bonjour,

étant encore assez novice dans le métier, je découvre les arcanes de l'organisation de sorties scolaires qui dépassent la simple visite au musée d'à côté...

une collègue et moi même voulions aller visiter l'historial de péronne dans la somme avec 2 classes. Le hic : les réservations étant complètes jusqu'en décembre, j'ai peur que si nous attendons de pouvoir faire voter au CA de septembre le budget, on se fasse encore griller (même si pendant l'été ce ne sont peut être pas les scolaires qui vont le plus réserver). Nous avons la possibilité de le faire passer au budget du CA de la semaine pro, et j'aimerais tenter le coup, mais, plusieurs problèmes se posent

- je ne sais pas si la mairie de la commune voudra nous prêter un bus. L'adjoint m'a dit que c'était possible, mais ça reste en point d'interrogation
- j'imagine que pour budgétiser ça il faut donc que je fasse comme si on devait louer un bus (pour 2 classes à 25, un seul suffira).
- problème : je ne sais pas à qui m'adresser, je ne pense pas que d'ici demain je puisse contacter une agence de bus, je ne sais même pas si c'est à l'admin de faire ces démarches ou aux enseignants... et surtout je ne sais pas combien ça peut coûter ! en gros, un bus avec chauffeur pour la journée (aller retour depuis la RP jusque dans la somme, et circuit là bas l'aprèm dans le secteur (avec le guide du musée)
- bref, que faire ? puis je bugétiser une version haute quitte à revenir dessus, ou faut il les montants exacts quand ça passe en CA ? sachant que pour faire baisser le prix demandé à l'établissement, on pensait faire une vente de gateaux

bref, je nage, je nage...  :lol: ça en fera rire certains mais je ne suis pas du tout habituée à organiser ce genre de trucs!

Il te faut des devis.
Contacte les sociétés de transports scolaires.
Je cherche des noms et je reviens.

d'accord.. autant dire que c'est mort pour juin, puisque celle qui coordonne ça veut le budget demain... (ma collègue aurait pu réagir plus tôt aussi, c'est moi qui fais tout...)

Par chez moi, c'est souvent la société Keolis mais tu devrais demander des noms de sociétés au gestionnaire.
J'ai accompagné une sortie à Péronne il y a quelques années : nous y étions allés début février. Je pense que ça avait été voté au 1er CA de l'année scolaire.

vois avec ton CDE, tu pourras vraisemblablement faire voter un projet large, avec une enveloppe globale (annoncer la fourchette haute, tu ne pourras pas augmenter le prix de la sortie ou du séjour ensuite)
Pour le budget, tu peux être précise pour les dépenses engagées sur place, n'indiquer qu'une estimation pour le transport.

Demande à ton intendant, il a peut-être des devis pour des trajets similaires, ça te permettrait une estimation au plus près.

merci pour les avis

quant à l'intendant, hum... disons qu'on évite d'avoir à faire à lui... à tout prix !


pour le transport du coup, je ne sais pas du tout comment avoir une estimation rapide (sans passer par l'intendant ou par un devis qui prendrait trop de temps)

Es tu sûre que tous les élèves des deux classes s'inscriront et pourront payer ?
Quand j'organise une sortie, je prépare un budget " à la louche" puis on l'annonce aux élèves (en annonçant un prix maxi qui pourra baisser) et on fait des pré inscriptions (avec engagement définitif et liste complémentaire )et ensuite on fait le dossier précis pour le présenter au CA. Autant dire que cela prend quelques semaines.

Mais comme ça on est sur du nombre.
La majorité des familles sont de milieux très défavorisés et c'est parfois très difficile de faire des sorties payantes. Le système de pré inscription permet de savoir si la sortie est valable financièrement, et le nombre de bus que l'on doit prendre.

je ne pense pas demander d'argent aux élèves. Les dépenses seront couvertes, a priori, par le lycée et par une vente de gateaux.

la journée, sans le bus (pour lequel j'ai quelque espoir que la municipalité nous en prête un, le PA avait l'air assez optimiste, ça se fait sur certains séjours), coûte moins de 300 euros, je ne pense pas que le lycée refuse d'en financer l'essentiel, et même s'il participe peu, la vente de gâteaux devrait financer une bonne part. Au pire on demande une participation d'un ou 2 euros par élève.

et quel que soit le nombre, au max on sera une cinquantaine, donc ça fait un bus. Donc à la rigueur, le nombre d'élèves...

ah, je viens de tomber sur un article de presse qui évoque les ventes de gateaux et cite ceci : « En revanche, ces initiatives ne peuvent venir de l’enseignant, qui pourrait alors être taxé de concurrence déloyale ou de travail illégal des enfants », indique le SNES (Syndicat national des enseignants du second degré). (je pensais faire les gâteaux moi même mais bon..)

  

comment ça se passe dans vos étabs ?

Ca fait combien de km ton déplacement ?
Par chez nous entre 200 et 250 km de déplacement aller, les autocaristes demandent entre 800 et 1200 euros, d'où l'intérêt de demander plusieurs devis (et demande à ce que les frais de repas de midi du conducteur soient inclus, c'est environ 15 euros sur l'ensemble).

Après, ça ne va pas tuer les élèves de donner 15 ou 20 euros, si c'est dit suffisamment à l'avance.

c'est énorme !!!! ça fait 120 km aller... et il faut rajouter un circuit de qq dizaines de km l'aprèm avec la guide.

merci de l'info A tuin, je vais prospecter à la rentrée oui...

peut-être dans les 500 euros alors, mais oui c'est cher je trouve, c'est pour ça dans certains cas qu'il vaut mieux prendre un bus de 55 places et l'optimiser en le remplissant, qu'un petit bus qui coûtera pareil.Mais les bus de ta mairie seront peut-être moins chers ?

Après, si tu sais que vous voulez aller là de façon certaine, tu as possibilité de réserver une date à ton mémorial, quitte à annuler la réservation si cela ne se fait pas, en respectant les délais de rigueur.

oui mais je ne sais pas s'ils prennent les réservations sans accompte;.. bon je crois que je vais surtout prendre des vacances et voir tout ça dès la rentrée. Ca ne passera jamais pour le CA de lundi de toute façon.

en tout cas vos réponses m'ont permis d'y voir plus clair !! merci.

Non ce n est pas mort pour demain. Si tu passes quelques coups de fil dès demain, tu auras ton estimation, en général ils me donnent le montant au téléphone et même le devis dans la journée par mail. Fais jouer la concurrence.
Ensuite tu peux voir ton chef et l intendant pour savoir jusqu'à quel montant le lycée participe et ce qui reste à payer par les élèves, ou s ils ont une autre idée de financement. Vous vous mettez d accord et tu remplis ta fiche budget.
Comme tu n as pas l habitude ça te semble impossible, mais c'est possible.
Si entre temps tu trouves un car encore moins cher tu peux réajuster à la baisse le coût de la sortie (vérifie auprès de l intendant mais normalement oui, ça se fait).
Si tu ne sais pas qui appeler, demande à l intendant il a certainement des numéros ou demande à tes collègues qui organisent des sorties.
Oui tu vas devoir parler à l intendant ! 

Mais avant tout: demande au mémorial s ils prennent les résa sans acompte et si ce n est pas le cas, demande quand doit être versé l'acompte. Tu te prends peut-être la tête pour rien! En plus ton intendant ne versera certainement rien avant fin septembre!

je crois que je n'ai surtout pas très envie de faire ça à l'arrache, surtout que demain je suis de jury de bac... et c'est demain dans la journée qu'il faut le budget pour celle qui coordonne ! donc pas de possibilité de passer au lycée ou de passer la journée au tel.

et comme je l'ai dit, l'intendant, même pas la peine (il est d'une incompétence notoire, et fou...). Je me débrouillerai à la rentrée...

Il faut 3 devis différents. Chez nous, c'est la gestion qui fait les demandes. Il faut compter souvent plusieurs jours pour les réunir.
Et pour les avoir, il faut indiquer aux compagnies de bus des dates précises (les prix sont variables selon les périodes et les disponibilités).
Pour te donner un ordre d'idée : dans mon secteur (Aix en Provence), un car pour aller visiter Arles coûte environ 650 euros. Ce qui est cher, ce n'est pas tant le nombre de kilomètres que le fait qu'il faille toute la journée.
Et les prix augmentent si le départ est très matinal, ou le retour après les heures de ramassage scolaire.
Par contre, le CG rembourse les frais de car pour les visites de certains musées : donc pour Arles par exemple, si j'inclus au programme la visite du Musée de l'Arles antique, le collège peut alors se faire rembourser le prix du car. Peut-être en est-il de même pour le mémorial que tu veux visiter ?

merci Henriette pour ces infos... le prix du car change toute la donne effectivement. Je vais y réfléchir posément, et impliquer un peu plus ma collègue...

Vente de gâteaux, j'en ai fait l'an dernier : c'est beaucoup de travail pour des recettes modestes, et en plus, c'est interdit... La nouvelle CDE, très à cheval sur les règles, nous l'a rappelé en début d'année... (Pour des questions de risques d'intoxication me semble-t-il)

Chez nous, me budget des sorties n'est pas présenté au CA.
On a une gestionnaire en or et un CDE incompétent sur bien des points, alors je ne sais pas a quel particularisme on doit ce fait.
La gestionnaire recense les sorties potentielles pour prévoir les sous.
On vote le principe du voyage/ de la sortie en CA, sous réserve de la subvention la plupart du temps (le département est très lent dans ses décisions) et ça passe.
Il est vrai que la plupart du temps nous n'avons pas la contrainte des transports comme vous le présentez, les sorties sont en général en RER vers Paris, la gestionnaire n'a qu'à acheter des tickets.

pour les petites sorties ça se fait aussi sans le CA. Mais pour une sortie de cette ampleur ce n'est pas possible...

Kalypso a écrit:bonjour,

étant encore assez novice dans le métier, je découvre les arcanes de l'organisation de sorties scolaires qui dépassent la simple visite au musée d'à côté...

une collègue et moi même voulions aller visiter l'historial de péronne dans la somme avec 2 classes. Le hic : les réservations étant complètes jusqu'en décembre, j'ai peur que si nous attendons de pouvoir faire voter au CA de septembre le budget, on se fasse encore griller (même si pendant l'été ce ne sont peut être pas les scolaires qui vont le plus réserver). Nous avons la possibilité de le faire passer au budget du CA de la semaine pro, et j'aimerais tenter le coup, mais, plusieurs problèmes se posent

- je ne sais pas si la mairie de la commune voudra nous prêter un bus. L'adjoint m'a dit que c'était possible, mais ça reste en point d'interrogation
- j'imagine que pour budgétiser ça il faut donc que je fasse comme si on devait louer un bus (pour 2 classes à 25, un seul suffira).
- problème : je ne sais pas à qui m'adresser, je ne pense pas que d'ici demain je puisse contacter une agence de bus, je ne sais même pas si c'est à l'admin de faire ces démarches ou aux enseignants... et surtout je ne sais pas combien ça peut coûter ! en gros, un bus avec chauffeur pour la journée (aller retour depuis la RP jusque dans la somme, et circuit là bas l'aprèm dans le secteur (avec le guide du musée)
- bref, que faire ? puis je bugétiser une version haute quitte à revenir dessus, ou faut il les montants exacts quand ça passe en CA ? sachant que pour faire baisser le prix demandé à l'établissement, on pensait faire une vente de gateaux

bref, je nage, je nage...  :lol: ça en fera rire certains mais je ne suis pas du tout habituée à organiser ce genre de trucs!

Chez moi, c'est la gestionnaire qui s'en occupe. On fait d'abord une demande de sortie scolaire auprès du chef, après avoir vu avec la gestionnaire pour estimer le budget. Si on a l'autorisation, on effectue les réservations, on donne au chef et au gestionnaire les confirmations de résa avec les tarifs des visites. Pour tout ce qui est transport, c'est la gestionnaire qui gère et nous donne les bons commandes. Voilà.

Sinon en CA mieux vaut voter un budget haut.

A titre d'exemple, une sortie sur Lyon depuis Bourg en car, avec car à dispo la journée, pour une cinquantaine d'élèves, nous coûte en gros 400€, repas du chauffeur compris...
Je ne sais pas comment ça marche en Lycée, mais dans mon collège, le FSE, dont je suis secrétaire, finance régulièrement une partie du coût de ce genre de sortie. Y a-t-il l'équivalent en lycée? Le conseil général finance aussi totalement le car pour les sorties liées au devoir de mémoire, à la résistance: par exemple, pour la sortie à Izieu ou au musée de la Résistance de Nantua.

Pour le CA, tu n'es pas obligée de donner un budget précis pour le moment. Tu peux faire voter le principe, avec une fourchette haute, éventuellement en disant déjà quelle part maximale vous pensez demander aux familles.

Je serais toi, je téléphonerais directement aux compagnies de car, en leur disant que tu veux une réponse dans la journée: la plupart répondent par fax, ou par mail, dans la foulée.
Eventuellement, je téléphonerais au conseil général.
Je me renseignerais auprès de l'équivalent du FSE au lycée s'il existe.

Dans mon collège, et dans pas mal d'autres, on demande 3 devis uniquement pour les voyages scolaires à l'étranger. Pour les sorties à la journée, on demande à plusieurs transporteurs, mais ce n'est pas aussi formel...

N'hésite pas à demander à des collègues qui auraient déjà fait cette sortie combien ça leur a coûté. Les compte-rendus de CA, archivés, peuvent d'ailleurs être consultés sur demande à la secrétaire de direction le plus souvent et te livreront peut-être des infos précieuses si tu tu sais en quelle année cette sortie a déjà été faite.

Bon courage! Et rassure-toi, tout ça peut-être fait en une journée. Les coups de fils aux compagnies de car sont très rapides et ton lycée a déjà certainement des contacts et des contrats passés avec certaines d'entre elles par le passé, ce qui facilitera les choses.

Pour le CA, il suffit d'avoir un budget maximal à ne pas dépasser

Bonjour, réponse un peu tardive mais concernant ton idée de vente de gâteaux, voila ce que tu dois faire:

- contacte l'association de parents d'élèves et demande leur d'organiser la vente de gâteaux.
ensuite, cette association de parents décide de participer au financement du voyage avec les sous récoltés et voila le tour est joué.

tu n'as pas organisé la vente toi même, tu n'as pas touché d'argent ni rien. Top donc !