Voyage à l'étranger et photocopies des documents d'identité

Bonjour à tous,

J'ai bien pris note que l'autorisation de sortie de territoire n'était plus utile pour emmener les élèves en sortie ou voyage scolaire à l'étranger. Ouf !!! Un document en moins à vérifier. J'aimerais savoir s'il faut photocopier la carte d'identité nationale et la carte européenne de soin des élèves avant de partir en voyage. Certains de mes collègues me disent que c'est utile en cas de perte des originaux et d'autres me disent que ça ne sert à rien de perdre de l'énergie à ramasser, photocopier, courir après les élèves qui ne les ont pas apportées car ça n'a aucune valeur.
Que dois-je faire ?

Et pour les élèves qui ne sont pas de nationalité française l'autorisation de sortie de territoire n'est plus nécessaire non plus ?

Merci pour votre aide.

grenouillefraise a écrit:Et pour les élèves qui ne sont pas de nationalité française l'autorisation de sortie de territoire n'est plus nécessaire non plus ?

On a établi un document pour les élèves étant de nationalité hors-UE. A voir avec la préfecture de ton département.

Personnellement, lorsque j'étais partie en voyage scolaire, j'avais tout photocopié : CNI (ou passeport), autorisation de territoire (obligatoire à l'époque pour la CNI mais pas pour le passeport) et carte européenne de soin sur une feuille A4.

C'est sûr que c'est de l'énergie, mais cela m'avait rassurée...

Du coup, un collègue avait conservé les photocopies et moi les originaux des autorisations de sortie et carte européenne et passeports. On avait par contre rendu la CNI aux élèves après avoir passé la frontière pour qu'ils la conservent sur eux.

Les photocopies n'ont aucune valeur, c'est vrai.

Mais, perso, quand je pars en voyage (pays en voie de développement), je fais toujours un scan de mon passeport et de mon visa que je laisse dans ma boite mail et que je peux imprimer en cas de perte ou de vol. Je sais bien que cela n'a pas de valeur, mais cela peut toujours dépanner. Pour l'instant, je n'en ai jamais eu besoin donc je ne sais pas comment réagiraient les autorités à ces documents photocopiés.

Si tu perds ton passeport ou ta CNI à l'étranger, avoir les références de ce document perdu peut être très utile dans un consulat ou une ambassade. Quand tu fais établir un passeport, on te remet d'ailleurs un papier avec le récapitulatif des données du document, et on te conseille de ne jamais le laisser avec le passeport.

idem, je le fais à chaque fois. D'abord, ça me permet d'être sûre que chacun a bien une CNI, que celle-ci est en cours de validité, et je garde les photocops en cas de souci sur place, ça peut toujours dépanner. Le temps passé à photocopier ces docs n'est pas si long.

Au fait, j'ai retrouvé dans un vieux "carnet de voyage" HATIER dans lequel il y a une partie consacrée à Ostie: si ça t'intéresse, je te le scanne.

A mon sens, il vaut mieux avoir les papiers originaux et les photocopies.
Une année, un gamin a perdu sa carte d'identité et on a dû aller au consulat. La photocopie a été bien utile.
Je préfère prendre beaucoup de précautions, voire trop peut-être et éviter les galères sur place.

Nous avons demandé aux familles de nous fournir les photocopies des pièces d'identité 2 mois et demi avant le départ. Ainsi nous pouvions vérifier les dates de validité et avoir assez de temps pour dire aux familles de refaire les papiers si problème. En outre, ça laisse un temps correct au niveau des démarches à faire avec la préfecture pour les élèves étrangers .
On a demandé aux familles de nous fournir les originaux et la CEAM dès la semaine prochaine, retour des vacances, c'est-à-dire 3 semaines avant le départ.
Sur place, les profs gardent les originaux et les élèves ont la photocopie de leur pièce d'identité et nos coordonnées téléphoniques.

Pour les papiers des élèves hors union européenne, il faut être super vigilant.
Sur ce post, tu auras des réponses à tes questions je pense:
https://www.neoprofs.org/t55311-le-topic-des-voyages-scolaires

Merci pour ses informations. Vous me conseillez donc de photocopier ces documents, ce sera donc mon objectif de vendredi. Je le ferai sur la photocopieuse de l'administration, elle fait scanner, je les scannerai en même temps et les conserverai sur clé USB que je remettrai à un collègue qui m'accompagne et sur dropbox, idem pour la fiche d'urgence, je mettrai une copie aussi sur ma tablette ainsi nous pourrons laisser ces documents dans le bus et ne pas les porter tout en les ayant avec nous.
Si un élève perd sa CIN pendant le voyage, je dois me rendre au consulat ou à l'ambassade avec la photocopie pour lui faire établir une attestation provisoire d'identité.

Est-ce que l'élève en question est obligé de m'accompagner ?

Est-ce qu'avant de me rendre au consulat je dois aller au commissariat pour avoir une déclaration de perte ou de vol comme c'est le cas en France ?

Je sais je pose des questions très techniques mais j'aime mieux avoir les info avant le départ pour me rassurer.

Merci pour votre aide.

Tu as bien raison de te poser ces questions avant le voyage
J'étais allée au commissariat avec le gamin faire une déclaration de perte et ensuite nous étions allés au consulat.
C'est pour cela que maintenant je préfère que les gamins gardent la photocopie de la cni et nous avons les originaux.
Lors de ce voyage, nous étions 2 collègues et pendant que je faisais ces démarches, ma collègue était seule avec tous les autres.C'est aussi la raison pour laquelle maintenant on part avec au moins 3 adultes.

grenouillefraise a écrit:
Est-ce que l'élève en question est obligé de m'accompagner ?

Est-ce qu'avant de me rendre au consulat je dois aller au commissariat pour avoir une déclaration de perte ou de vol comme c'est le cas en France ?

Oui, l'élève doit t'accompagner.
Et tu dois d'abord faire une déclaration de perte au commissariat puis te rendre à l'ambassade ou au consulat.
Fais attention de bien repérer les adresses des différentes ambassades si tu as des élèves étrangers (certains ont parfois une carte de séjour donc je pense que pour ceux-là, l'ambassade de France doit pouvoir suppléer la perte).

Dans quel pays te rends-tu ?

PS/ Je n'avais pas pensé à conserver les originaux et donner la photocopie de la CNI comme l'a fait Tiptop mais c'est une bonne suggestion.

Merci Lux-Aeterna je n'aurai pas pensé à avoir avec moi la liste des ambassades des différents pays dont mes élèves sont originaires.

Nous allons en Italie et il y a 2 élèves turcs, une élève russe, un élève algérien et un élève tunisien.

Pour tes élèves étrangers, il faudra aller à la préfecture. Vous partez quand?
Il y a beaucoup de papiers à fournir pour chaque gamin.

Merci Tiptop.

En fait, nous partons la semaine prochaine pour les démarches à la préfecture elles ont été faites par le Principal qui ne m'avait pas informée de sa démarche. En lisant vos réponses, j'ai eu un peu peur et j'ai téléphoné au collège, c'est là que j'ai appris que nous avions tous les papiers en règle pour les élèves étrangers.

Dans mon précédent post(celui où j'indique la nationalité des élèves étrangers), je parlais des ambassades en cas où ces élèves perdraient leur papier d'identité pendant le voyage (en Italie).

Récupérer les photocopies très à l'avance permet en outre de vérifier si les cartes sont toujours valables... On a parfois des surprises !

Kilmeny a écrit:Récupérer les photocopies très à l'avance permet en outre de vérifier si les cartes sont toujours valables... On a parfois des surprises !

Effectivement.
Pour notre voyage aux US c'est ce que nous avons fait : photocopie du passeport et de l'ESTA. pour le reste, c'est de leur responsabilité d'emmener leur passeport et de le présenter à la douane.

Les dates des doc ont été vérifiées lors de la réunion d'informations, nous avions demandé aux parents de les apporter et pour ceux qui n'étaient pas présents nous l'avons fait la semaine suivant cette réunion.

De ce côté je suis tranquille.

Waouh!! Quelle chance! Ton principal est super! Nous, on a dû se débrouiller de A à Z. Elle a simplement signé un formulaire que nous lui avons donné.

Je suis peut-être trop prudente mais vérifie les papiers qu'il te donnera.Il y a quelques années,premier voyage avec des étrangers, une principale avait voulu faire les démarches pour nous aider et il y avait des docs qui manquaient. On est arrivé à la douane et on nous a dit qu'on aurait dû avoir des passeports ou titre de séjours des gamins en plus des docs complétés par les familles et la principale. Elle nous avait dit qu'on avait pas besoin des autres docs. Le douanier nous a laissé passer mais on a eu de la chance je pense.

Une dernière chose, pour une perte de papier d'identité, je pense que c'est au consulat qu'il faut aller plutôt qu'à l'ambassade. Quand le gamin a perdu sa carte d'identité à Londres, on est d'abord allé à l'ambassade qui nous a dirigés vers le consulat.

Bon voyage! L'Italie est un pays magnifique et tes élèves ont beaucoup de chance

Dionysos a écrit:

Kilmeny a écrit:Récupérer les photocopies très à l'avance permet en outre de vérifier si les cartes sont toujours valables... On a parfois des surprises !

Effectivement.
Pour notre voyage aux US c'est ce que nous avons fait : photocopie du passeport et de l'ESTA. pour le reste, c'est de leur responsabilité d'emmener leur passeport et de le présenter à la douane.

Avec des collégiens ou des lycéens?

Merci une nouvelle fois Tiptop pour toutes ces précisons. Demain, je me renseignerai auprès de la préfecture pour savoir quels sont les documents à présenter et je contrôlerai les documents qui le seront remis par le principal.

Je suis d'accord avec toi il y a une différence entre des lycéens et des collégiens, toutefois je pense qu'il est toujours utile, quel que soit le niveau des élèves, de contrôler avant le départ (avant de monter dans le bus) qu'ils aient leurs papiers d'identité avec eux pour pouvoir les présenter lors du contrôle.

Je suis aussi du genre à vérifier les papiers 15292 fois. On récupère tous les orginaux la semaine prochaine et tu peux être sûre que la veille du départ (on part le 1er avril!), je vais encore vérifier que j'ai bien tous les documents.

Le jour du départ, tu auras toutes les pièces d'identité ou tu les laisses aux élèves?

Je les laisse aux élèves car nous partons lundi et nous habitons à la frontière belge. Du coup pour de nombreuses familles, la Belgique c'est la destination de la sortie dominicale.
Nous ne pouvons pas les ramasser le vendredi, nous vérifierons qu'ils les ont avec eux lundi avant de monter dans le bus. Nous avons convoquer les élèves une heure avant le départ du bus pour pouvoir justement ramasser les CIN et vérifier qu'ils ont avec eux la carte européenne de soins. Si jamais ils l'ont oublié chez eux, ils auront le temps de retourner la chercher. Nous leur rentrons leur carte d'identité une fois que nous aurons passer la frontière.

tiptop77 a écrit:

Dionysos a écrit:

Kilmeny a écrit:Récupérer les photocopies très à l'avance permet en outre de vérifier si les cartes sont toujours valables... On a parfois des surprises !

Effectivement.
Pour notre voyage aux US c'est ce que nous avons fait : photocopie du passeport et de l'ESTA. pour le reste, c'est de leur responsabilité d'emmener leur passeport et de le présenter à la douane.

Avec des collégiens ou des lycéens?

Des lycéens.Mais de toute façon il faut bien qu'ils passent individuellement à la douane, donc il faut bien leur redonner leurs passeports, donc pour éviter cela... Je ne leur prend pas. J'ai bossé un peu pour un organisme de séjours linguistique en Angleterre, jamais on a pris les papiers des gamins avant et tout le tintouin, les photocopies, le machin... C'est de leur responsabilité, si ils l'oublie,ben... tant pis. A ma connaissance ca n'est jamais arrivé.

Dionysos, Tant mieux si tu n'as jamais entendu parler de problème mais j'ai une expérience différente et je préfère être très prudente pour les voyages scolaires, peut-être trop comme je le disais précédemment.

Grenouille,
Une brassée de et de pour ton voyage.

Merci beaucoup !!!

Il n'est pas légal de détenir la pièce d'identité des élèves : remarque que m'a faite un CDE qui était également maire d'une commune. J'avoue que ça m'a simplifié la tâche : je ne me voyais pas prendre la responsabilité d'avoir sur moi 30 CNI, d'autant que les élèves n'étaient pas toujours avec moi (échange) Leur CNI, c'est leur responsabilité (et ce sont des collégiens).
Je demande des photocopies (CNI recto-verso, carte européenne d'assurance maladie), et les élèves me présentent les originaux à la montée dans le car, ils savent que sans CNI, ils ne partent pas...

Concrètement je ne comprends pas comment vous faites à la douane si vous récupérez les papiers avant : vous donnez tout d'un coup et aux douaniers de se débrouiller ? ou vous redonnez les papiers aux gamins ?