Formulaire E111 ou autre document?

Bonjour à tous,

mes élèves et moi partons à Londres en voyage scolaire. Parmi tous les documents, il faut le fameux document qui permet de rembourser les éventuels frais de santé. Seulement, j'ai un gros doute: je pensais qu'il fallait le E111 mais on dirait qu'il a disparu.

Maintenant, mon bahut demande la carte de sécurité sociale européenne ( gratuite et valable un an). Sur Ameli.fr, je vois deux choses: soit cette carte soit ça:

http://www.ameli.fr/fileadmin/user_upload/formulaires/S3125.pdf

Est-ce que l'une est destinée aux adultes et l'autres aux mineurs? Je suis un peu perdu

Merci à ceux qui éclaireront ma lanterne

Seb

Adulte ou mineur, tous doivent avoir la petite carte bleu-gris d'assurance maladie européenne. Tu l'auras auprès de la MGEN en même pas 3 semaines, et ce sera à peu près aussi rapide pour tes élèves auprès de leur caisse d'assurance maladie.

Je n'ai jamais eu de formulaire à prévoir pour aucun de mes voyages avec les élèves...

Merci mille fois, je vais pouvoir spécifier cela à mes collègues et mes élèves car on a pas organisé de voyages depuis des lustres...on gagnera du temps grâce à cette précieuse information

Encore merci sincèrement

Hello Seb!
Le formulaire E111 n'est plus d'actualité.
A chaque voyage, je demande aux parents de faire faire une carte européenne d'assurance maladie pour leur enfant. Comme miss Cata te l'a dit le délai est assez court.
C'est utile pour faciliter le remboursement des frais médicaux.
Par précaution, j'en fais une aussi pour moi. Les accompagnateurs sont des adultes et choisissent de la faire ou pas pour eux.
Bon courage collègue organisateur de voyage
( et si on créait un fil sur ce thème?)

Je suis co-organisateur ( c'est un collègue et ami, le chef, je l'aide humblement) et je suis en charge de faire la collecte des papiers. Lui sert de représentant officiel et d'interlocuteur privilégié avec le prestataire et l’administration...

On se répartit les tâches vues la somme de boulot. A priori, on se débrouille très bien... mais en tant que secrétaire dans l'ombre, j'ai peur de faire des gaffes

C'est la 1ére fois que je fais ça ( je suis T2 donc je suis totalement inexpérimenté) donc je veux vraiment lui être utile et efficace...

Ce soir, j'ai ramené pour 13 000€ de chèques à la maison pour faire la saisie des dossiers....ça fait bizarre

Ton idée de créer un topic est géniale, cela permettrait de créer un ' thread' où chacun peut poser ses questions plutôt que de créer un fil spécifique pour chaque question de chaque collègue ( j'ai d'ailleurs peur d'avoir fait un doublon mais je suis trop crevé pour vérifier :lol!: )

Encore merci, je l'ai oublié

Mais comment se fait-il que tu gères les chèques?
Pour ma part, je me contente de vérifier que chaque élève a bien donné le sien, et ensuite, c'est ma collègue secrétaire de gestion qui récupère le bébé, fait les tableaux excel et les calculs de ce qui reste à payer pour chaque élève selon les aides obtenues avec les comités d'entreprise de leurs parents, les aides du conseil général, de l'agglo...
Et j'ai toujours vu faire ainsi dans les divers bahuts que j'ai fréquentés.

MissCata a écrit:Mais comment se fait-il que tu gères les chèques?
Pour ma part, je me contente de vérifier que chaque élève a bien donné le sien, et ensuite, c'est ma collègue secrétaire de gestion qui récupère le bébé, fait les tableaux excel et les calculs de ce qui reste à payer pour chaque élève selon les aides obtenues avec les comités d'entreprise de leurs parents, les aides du conseil général, de l'agglo...
Et j'ai toujours vu faire ainsi dans les divers bahuts que j'ai fréquentés.

+1

Nous on a procédé différemment. On a demandé 3 chèques à la date d'aujourd'hui et qu'on retirera sur 3 mois ( pas d'antidatés)...ainsi, on est certain d'avoir les règlements.

Je gère les chèques car on s'est réparti les rôles: le collègue a fait les devis, a assisté au CA et collecte les dossiers d'inscription, il me les donne. Moi je vérifie que les dossiers sont complets (en faisant un tableau sous Excel) et ensuite on envoie ça à l'administration et au prestataire de service.

Comme tous les élèves n'étaient pas là à la remise des dossiers, on aura les dossiers au maximum mercredi ou jeudi.... j'ai déjà 45 dossiers sur 68 candidatures retenues ( 90 pré-accords parentaux donc on a écrémé), le tout pour 56 places...

Et si on arrive pas à 56 élèves ( ce qui m'étonnerait!) on ouvrira à d'autres élèves méritants et si on a trop de dossiers complets. On éliminera en fonction du comportement.

C'est la feuille de route de notre CDE...

On a prévu des heures de formation: projet pédagogique autour du voyage, attitude à adopter, kit de survie linguistique et pratique à Londres et dans les familles, rencontre avec les parents pour rassurer...

Je crois qu'on a pas mal bossé non?

Cela n'explique et ne "justifie" en rien que tu ramènes des chèques chez toi et t'occupes de la compta.

Au passage, sans vouloir mettre la m..., ton collègue a le beau rôle. Tu te tapes toute la merde. Les devis, le CA, distribuer et récupérer les dossiers d'inscription, c'est de la gnognotte par rapport à ce que tu fais... et que tu ne devrais pas faire.

Ouai ça parait énorme...mais je crois que j'ai bossé 4/5h sur le travail administratif...on fait en fonction de nos qualités: je suis hyper-organisé, mon camarade est très bon communicant et connait bien le sujet.

C'est vers lui que se tournent tous les déçus qui n'ont pas été retenus... franchement, avoir les chèques à la maison est une grosse responsabilité mais à part ça...franchement, ça fait un bon défouloir après une journée avec nos chers pioupioux

Et en plus, je prends de l'expérience, j'apprends à utiliser Excel et surtout pour un TZR, je montre à mon CDE que je m'implique...

Je comprends ta réaction MissCata mais nos rôles sont bien répartis

ça fait plaisir de voir des collègues aussi réactifs... :lol:

... j'ai déjà 45 dossiers sur 68 candidatures retenues ( 90 pré-accords parentaux donc on a écrémé), le tout pour 56 places...

Et si on arrive pas à 56 élèves ( ce qui m'étonnerait!) on ouvrira à d'autres élèves méritants et si on a trop de dossiers complets. On éliminera en fonction du comportement.

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Comment vous faites pour la liste ??? Dans mon collège ,les parents discutent des heures au CA pour que les profs emmènent tous les élèves, si on choisit au mérite c'est la révolution, Comment vous faites???

Seb, moi aussi je suis bien organisée, crois-moi, j'ai bien dû organiser 6 voyages, participer à peu près à autant, et crois-moi encore, y pas que ça à faire.
Il faudra également gérer ce qui relève des "spécificités" des élèves: allergies, souci de santé pris en compte par des PAS... et puis que contiennent vos dossiers d'inscription? Visiblement, déjà, ils ne contiennent pas la photocopie de la carte d'assurance maladie européenne, puisque tu viens de découvrir son existence. Il faut aussi ajouter la vérification de toutes les pièces d'identité et des autorisations individuelles de sortie du territoire pour ceux qui partent avec carte d'identité. Je ne peux que te conseiller là encore d'en faire des photocopies. Et encore, je te souhaite de ne pas découvrir d'imbroglio administratif concernant les pièces d'identité, la nationalité de certains élèves.... j'ai vécu ça en septembre, et ça m'a bien occupée.
Et les demandes de subvention à remplir, c'est ton collègue qui s'en occupe ou toi? Parce que ça aussi, ça prend du temps...

Mais à nouveau, l'idéal serait que ton collègue s'implique aussi dans cette partie-là du travail, bien moins glam, mais bien plus crevante. Vraiment, surtout que tu es débutant, je ne comprends pas cette façon de faire de ton collègue.

J'ai un peu peur que ce collègue récolte toutes les fleurs ( même si on ne le fait pas pour ça en général) si le voyage se passe bien et fasse retomber la responsabilité sur toi en cas de pépin.
On ne connaît pas ton collègue c'est vrai mais tu as l'air tellement sincère et de si bonne volonté qu'il ne faudrait pas que tu sois déçu

Tout pareil que toi, Tiptop. L'enthousiasme plein d'innocence de Seb ( et l'enthousiasme est une belle chose...) me donne toutes les raisons d'être méfiante... j'ai été comme lui dans ma folle jeunesse... et je me suis bien fait avoir.

Les vieux requins qui aiment la lumière, je m'en méfie comme de la peste et du choléra et du H1N1 réunis.

Merci,

L'idée en ouvrant ce fil était de récolter des informations pour que notre voyage se déroule bien. Je ne vais rentrer dans les détails pour vous expliquer ' qui a fait quoi depuis 4 mois' etc. J'ai conscience d'avoir pris une sacrée responsabilité en prenant ce dossier à la maison. Quant au reste, savoir qui récoltera les lauriers, qui assume le plus le travail...chacun jugera et au travers d'un écran, on ne peut se rendre compte de la réalité. Donc cela n'apporte pas grand chose. Néanmoins, voilà où nous en sommes concernant les documents administratifs dont vous parlez ( et ce qui est véritablement l'objet de ma question)

Pour les cartes d'identité, nous avons déjà les photocopies ( vérification des validités des cartes au moment du voyage) et demandons aux élèves de faire les demandes dès maintenant pour fin avril.

Pour les fiches sanitaires, elles sont déjà remplies, nous avons les documents types avec les photocopies des vaccins. L'administration a fourni les modèles.

Idem pour le droit à l'image, l'assurance responsabilité civile, la sortie de territoire. Tout cela est déjà connu des parents au travers d'un document complet distribué et signé par eux. Document qui précise que si nous n'avons pas ces formulaires, leurs enfants ne partiront pas...

Les devis ont été faits il y a deux mois par le collègue et voté en CA...

Je cherche ce que nous aurions pu oublier.

Merci malgré tout!

Seb, je ne sais pas si tu as vu le post à voyages que j'ai créé.
Tu peux laisser tomber pour les autorisations : celles-ci n'existeront plus à partir du 1er janvier 2013.
Tu peux donc te contenter des CNI !

Pour ce qui est de ce que vous auriez pu oublier, je ne sais pas trop.
Avez-vous pensé à donner une copie du contrat d'assurance annulation aux parents (si vous en avez souscrite une, of course) ?
Les autres thèmes qui me viennent à l'idée : les gamins qui ont des régimes particuliers (pour que les familles fassent en fonction), l'argent de poche à changer en Livres Sterling...
En terme de paperasse, je ne pense à rien d'autre pour l'instant...

Merci Lapluspire

Oui, on a déjà pensé au contrat d'annulation, les vaccins, le régime particulier ( végétariens, musulmans, allergies alimentaires), les soucis de santé et traitement de fond.

On a aussi prévu un contrat moral ( à signer par les élèves et les parents) pour les cas 'difficiles'.

Prévu aussi des journées de formation pour le voyage: demander son chemin, les prises de courant, le vocabulaire avec la famille et autre...

Carte d'identités et passeports, tout est réglé...chèques rendus et mis sous coffre par l'organisateur et le gestionnaire...

Je crois qu'on est bon

Il faut qu'on travaille à un Powerpoint pour le projet pédagogique

Bon je laisse tomber notre voyage où des parents et une collègue nous prennent la tête et je pars avec vous!

Bravo Seb, vous êtes super au point !