Concernant le logiciel de gestion des manuels

Bonjour à tous,
Professeur-documentaliste dans un collège de plus de 750 élèves depuis plusieurs années, je m'occupe de distribuer et récupérer les manuels chaque année ; j'ai été formée par l'ancienne secrétaire de l'intendance qui était la seule à maîtriser le logiciel de gestion des manuels Crystalweb et à gérer les manuels (avec les profs-doc qui se sont succédés). Lorsqu'elle a quitté l'établissement, j'étais donc seule à connaître ce logiciel et personne ne s'est préoccupé d'apprendre à le maîtriser. De fil en aiguille j'ai pris l'habitude de gérer seule au compte-gouttes les distributions de manuels en cours d'année.
La nouvelle secrétaire de l'intendance est pleine de bonne volonté et m'aide chaque année à donner et reprendre les manuels, mais elle ne fait que les prêts et retours et ne connaît pas le reste de l'interface (je lui ai expliqué une ou deux fois mais elle ne pratique pas assez pour s'en souvenir).
L'intendante principale quant à elle ne connaît pas le logiciel et ne s'est jamais penchée sur son utilisation.
Jusque là, je ne gérais la facturation qu'au compte-gouttes, car c'est un travail non négligeable surtout en fin d'année (dans mon établissement, nombre de manuels ne sont pas rendus chaque année, ou dégradés ou perdus etc). Cela prend un temps fou qui ne fait à la base pas partie de mes missions, et nous avons surtout en cette période bon nombre de choses à faire.
Or, un changement de politique au niveau de l'intendance fait que ce service me demande à présent de leur transmettre toutes les factures, élève par élève. Auparavant personne ne s'en préoccupait, et je gérais au fur et à mesure les pertes et dégradations lorsque les élèves venaient me voir d'eux-mêmes.
J'ai l'impression d'être prise dans un système où l'on s'est habitués à ce que je gère ce logiciel (tout simplement parce qu'en arrivant dans l'établissement, j'ai repris les habitudes qui étaient déjà en place), et je souhaitais savoir si d'autres professeurs-documentalistes faisaient de même.
La facturation n'est pas dans mes missions, je le sais pertinemment, mais j'ai le sentiment que si je ne m'en occupe pas personne ne le fera, comme c'est le cas depuis belle lurette.
Je suis preneuse de conseils, merci par avance!

Bebop17 a écrit:Bonjour à tous,
Professeur-documentaliste dans un collège de plus de 750 élèves depuis plusieurs années, je m'occupe de distribuer et récupérer les manuels chaque année ; j'ai été formée par l'ancienne secrétaire de l'intendance qui était la seule à maîtriser le logiciel de gestion des manuels Crystalweb et à gérer les manuels (avec les profs-doc qui se sont succédés). Lorsqu'elle a quitté l'établissement, j'étais donc seule à connaître ce logiciel et personne ne s'est préoccupé d'apprendre à le maîtriser. De fil en aiguille j'ai pris l'habitude de gérer seule au compte-gouttes les distributions de manuels en cours d'année.
La nouvelle secrétaire de l'intendance est pleine de bonne volonté et m'aide chaque année à donner et reprendre les manuels, mais elle ne fait que les prêts et retours et ne connaît pas le reste de l'interface (je lui ai expliqué une ou deux fois mais elle ne pratique pas assez pour s'en souvenir).
L'intendante principale quant à elle ne connaît pas le logiciel et ne s'est jamais penchée sur son utilisation.
Jusque là, je ne gérais la facturation qu'au compte-gouttes, car c'est un travail non négligeable surtout en fin d'année (dans mon établissement, nombre de manuels ne sont pas rendus chaque année, ou dégradés ou perdus etc). Cela prend un temps fou qui ne fait à la base pas partie de mes missions, et nous avons surtout en cette période bon nombre de choses à faire.
Or, un changement de politique au niveau de l'intendance fait que ce service me demande à présent de leur transmettre toutes les factures, élève par élève. Auparavant personne ne s'en préoccupait, et je gérais au fur et à mesure les pertes et dégradations lorsque les élèves venaient me voir d'eux-mêmes.
J'ai l'impression d'être prise dans un système où l'on s'est habitués à ce que je gère ce logiciel (tout simplement parce qu'en arrivant dans l'établissement, j'ai repris les habitudes qui étaient déjà en place), et je souhaitais savoir si d'autres professeurs-documentalistes faisaient de même.
La facturation n'est pas dans mes missions, je le sais pertinemment, mais j'ai le sentiment que si je ne m'en occupe pas personne ne le fera, comme c'est le cas depuis belle lurette.
Je suis preneuse de conseils, merci par avance!

Perso la gestion des manuels ne fait pas partie de nos missions et Ô malheur à celui qui prend en charge ce problème ! Car oui, personne ne veut s'en occuper tellement c'est un sacerdoce ! Non tu n'es pas gestionnaire ! Non tu n'as pas à fournir de factures et non tu n'as plus à t'en occuper ! Le fait que tu l'ais pris en charge a déchargé totalement les nouveaux personnels nommés mais ce n'est pas une mission qui t'incombe. Donc à part un discours "j'ai été gentille jusque là de m'occuper de tout ça ainsi que l'utilisation du logiciel mais là on me demande quelque chose qui ne fait pas partie de mes missions. Je ne peux donc répondre favorablement à votre demande mais me propose à former un tel à l'utilisation du logiciel, un tel étant missionné pour cette fonction !". Il est important que tu te sépares de cette tâche - qui par ailleurs t'oblige sûrement à faire des choix avec tes fonctions principales - avant que tu ne sois tenue responsable d'un problème qui n'est absolument pas le tien ! Tiens nous au courant en tout cas pour la suite !
PS : personne n'est indispensable, si tu ne fais pas le taf alors quelqu'un d'autre (notamment au niveau de l'administration puisqu'eux seuls ont l'obligation de cette mission) devra s'en charger par obligation ! Et si pour cela il faut que ça passe par une année de non prise en charge de cette mission peu importe, tu n'es pas responsable !!! Arrêtons de nous imposer des choses qui ne nous sont pas attribuées ! Mais il faut que tu sois ferme dorénavant pour dire ce que tu peux faire "par gentillesse" (même si perso je te conseillerai d'arrêter tout ça vite fait et sans culpabilité aucune, car ils vont te faire culpabiliser c'est obligé) et ce que tu ne veux pas faire !

Je ne gère pas non plus les manuels. J'ai bien d'autres choses à faire.