Communication avec les familles

Bonjour,
Je poste ici en tant que représentante de parents d’élèves et je remercie par avance les collègues de primaire qui prendront le temps de me répondre.
Je voulais savoir quels moyens de communication vous utilisiez avec les familles ?
Dans notre école, il n’y a que le cahier de liaison, qui fonctionne plutôt bienet qui est un outil fiable.
Les enseignants utilisent aussi le mail au sein de leurs classes, en revanche la directrice n’utilise pas du tout ce moyen de communiquer, nous n’avons d’ailleurs toujours pas récupéré les adresses mails des parents en tant qu’association de parents car elle n’a pas terminé de les saisir (nous sommes une grosse école de 18 classes).
Or, certains PE sont souvent absents, c’est la vie, c’est normal, personne ne le leur reproche, mais les parents l’apprenne souvent à la fin de la journée d’absence par leur enfant, il n’y a aucune communication à ce sujet, est-ce un fonctionnement habituel ?
Quelles solutions faciles à mettre en oeuvre pour la directrice pourrions-nous proposer pour satisfaire le besoin des parents d’être informés ?
Par ailleurs, comme dans certaines classes, les absences commencent à s’accumuler (par exemple 10 jours de classe en moins sur le 1er trimestre de CP), les parents s’inquiètent, je ne sais pas trop ce que nous pouvons proposer à la directrice qui rassurerait aussi les parents sachant que les problèmes de remplacement sont systémiques, donc si vous avez des idées de ce côté, je suis preneuse aussi.
Enfin, est-ce que certain ici ont vu la couleur des assistants administratifs promis il y a un temps, et si oui, comment obtenir cette aide qui serait précieuse à notre directrice ?
Merci encore à ceux qui prendront le temps de me lire et de me répondre car je ne connais que trop mal le fonctionnement habituel du 1er degré.

Bonjour Mel. Voilà ce que je mets en place dans mon ecole pour la communication : par papier pour s'assurer que tout le monde ait l'information, par mail (j'ai créé une liste par classe que je vérifie chaque rentrée plus parents délégués ), par site mais je vais passer à un digipad plus léger et ergonomique, et si urgence par affichage. Je double systématiquement papier/mail. Autour de moi c'est le fonctionnement le plus courant de mes collègues directeurs.
Je ne m'occupe par des listes pour l'association des parents. Chaque début d'année je donne un mot aux parent avec l'adresse mail voire whatsapp de l'association pour qu'ils puisent écrire et donc enregistrer leur adresse pour l'association. Ils ont un logo et une couleur de papier pour passer  des infos dans le cahier du jour. J'accepte de faire les photocopies pour les dépanner et les arranger si cela reste exceptionnel
Je n'avertis  pas si absence et remplacement car je considère qu'il y a eu continuité.
Nous avons depuis septembre de grosses perturbations avec le serveur académique avec  certaines adresses. Encore maintenant mes mails en direction de certains parents (parfois. net, sfr, Hotmail) sont bloques sans que je le sache. C'est un gros problème pour nous mais tout le monde s'en fiche.
Pour aider la directrice à enregistrer les adresses: que les parents écrivent eux à l'école en précisant 'nom et enfant (parce que doudounette 36 n'est pas identifiable:D ). Elle enregistre et crée ses listes.
Pas d'assistants on se débrouille.
Pour les absences, franchement il ne sert à rien de mettre la pression sur la directrice (ou de vouloir "l' aider"). Ce sont les circo qui gèrent les TR, nous nous prenons acte du non remplacement souvent à 9 h 40...C'est suffisamment stressant, chronophage sans qu'on ait la main. Donc si mécontentement, appel à l'ien.

Merci beaucoup pour ta réponse Maikresse. Elle confirme assez ce que je supposais sans en être sûre.

Les assistants administratifs n'existent que dans l'imagination de ceux qui croient les annonces ministérielles.

Il y a les attentes énormes des parents, et la réalité de la vie des écoles.

Concernant les absences d'enseignants, la directrice n'y peut rien. Elle doit déjà gérer la pénurie et répartir les élèves, assurer le service de cour, le cas échéant en s'occupant en même temps de ses propres élèves. Le remplacement ou non concerne l'inspection, elle subit la situation.
La solliciter va juste lui faire perdre un temps qu'elle n'a pas. Vous ne pouvez rien faire, sauf éventuellement manifester votre inquiétude concernant les remplacements auprès de l'IEN.

Quand un enseignant est absent, si on le sait à l'avance (opération, obsèques...), on met un mot dans le cahier de liaison. Éventuellement, l'enseignant envoie un mail en plus (qui n'est pas une obligation, tout comme les sites internet, les ENT, qui sont mis en avant par l'éducation nationale sans moyen informatique ni temps pour le faire).

Si l'enseignant est absent le matin même, parfois, il prévient les familles par mail s'il est en état, souvent, on met vite fait un papier sur la grille (l'objectif inavoué étant d'inciter les familles à garder leurs enfants si possible).

Le plus souvent, on n'a pas de nouvelles de l'inspection à l'ouverture de la grille, ou alors on a la confirmation que, comme d'habitude, il n'y aura pas de remplaçant.

On ne met jamais de mot en systématique le soir pour informer que monsieur truc a été absent, soit on arrive à prévenir le matin, soit rien.

Toutes vos bonnes intentions auront surtout pour résultat de surcharger une directrice qui l'est déjà. Le mieux est de la laisser faire son travail sans vouloir chercher des solutions qui ne vont pas être mises en œuvre par vous mais par elle.

Le premier degré est sinistré, les directeurs et les enseignants ont la tête sous l'eau.

D'accord avec tout ce qui a été dit.

Merci beaucoup pour ces éclaircissements notamment sur le fait que le bon interlocuteur pour la question des remplacements est l’IEN, j’ai beaucoup de mal à cerner l’organigramme du 1er degré. Je connais l’état de l’EN, je ne me fais pas d’illusion, surtout que nous sommes dans l’académie de Créteil, mais je crois quand même que la question des non remplacements mérite d’être portée par les assos de parents aupres de l’IEN donc, sinon on acte que ce dysfonctionnements sont normaux et acceptables.
Pour la communication sur les absences, ce que je trouve dommage, c’est que justement certains parents pourraient probablement garder leur enfant s’ils savaient que le prof est absent, et je ne trouve quand même pas extravagant de vouloir savoir si son gamin a cours ou s’il va faire du coloriage toute la journée. C’est pour ça que je voulais savoir du point de vue PE, et plus particulièrement direction, quels outils de communication étaient les plus pratiques pour la direction, j’ai un peu de mal à envisager « aucune communication » comme une solution raisonnable.
J’ai vraiment conscience que la direction d’une école si grosse seule est une mission impossible pour notre directrice, et je lui ai proposé plusieurs fois de venir lui faire de la saisie informatique par exemple pour l’histoire des adresses mails, c’est pour ça que je vous remercie de me faire comprendre les tenants et aboutissants du côté où je ne suis pas.

Oui la saisie des mails est un gros morceau mais ce n'est qu'un infime partie de la communication. En tout cas c'est gentil de proposer ton aide.
En ce qui concerne les absences, je prends garde ne rien écrire qui pourrait se retourner contre moi. On ne peut pas écrire de "garder vos enfants". On explique qu'ils seront répartis dans les classes. La plupart du temps je gère des absences imprévues, annoncées à 7 h 45 par le collègue au fond de son lit. Je laisse un mail à l'inspection aussitôt. Ils attendent d'avoir toutes les absences de la circo bassin et ils font leur cuisine: petite école prioritaire sur grosse école, CP et CM2 prioritaires en élémentaire, élémentaire prioritaire sur maternelle, école "chaude" prioritaire sur école "calme" absence longue prioritaire sur courte...d'où l'annonce à 9 h 20 d'un remplaçant ou pas. Et rebelote le lendemain si l’absence se prolonge. Parfois même il arrive qu'on enlève un TR pour le mettre dans un endroit plus prioritaire ou qu'il soit prévenu à son école de rattachement au fond d'une vallée pour qu'il aille sur une autre vallée ou en station...

Vraiment merci de me donner toutes ces explications qui vont de soi pour les collègues PE, mais que je découvre, ne connaissant que le 2nd degré, alors imaginez le parent hors EN, et pourtant, ils sont en droit de comprendre.
Si vous avez des idées de services qu’on pourrait rendre à la directrice dans le genre truc chronophage et délégable comme de la saisie informatique, je suis preneuse aussi, car on ne sait pas trop comment l’aider, se rendre utile à l’école et on est plein de bonne volonté. Randoshchtroumpf, je sais que lui foutre la paix serait déjà un bon début, mais si on peut faire mieux, ce serait pas mal. Par exemple, on essaye de prendre en partie en charge le harcèlement de la mairie sur certains problème d’équipement, je ne sais pas si ça aide ou si c’est pire.

Coucou,
chez nous c'est assez efficace mais par contre l'école passent par Klassly, avec toutes les réserves que cela peut comporter. Les fédérations de parents d'élèves demandent à ce que la mairie prenne en charge un abonnement Pronote mais la mairie leur a plus ou moins signifié qu'ils pouvaient aller se brosser.
Quand il y a une absence, la directrice envoie un message vers 7h50, en expliquant que Monsieur Machin n'est pas là et qu'à cette heure il n'est pas remplacé, donc que les élèves présents seront répartis dans les autres classes. Avec le télétravail, il semblerait que les parents aient tendance à garder davantage leurs enfants dans notre école. Parfois on reçoit un message vers 8h10-15 pour nous dire qu'il y a un remplaçant et qu'on peut emmener notre enfant à l'école.

Ben, nous, à l'image du reste, zéro communication si ce n'est de temps en temps un mail laconique de la directrice. Pour dire, il n'y a même pas de répondeur, on ne sait même pas si quelqu'un écoute les messages.

Elaïna a écrit:Coucou,
chez nous c'est assez efficace mais par contre l'école passent par Klassly, avec toutes les réserves que cela peut comporter. Les fédérations de parents d'élèves demandent à ce que la mairie prenne en charge un abonnement Pronote mais la mairie leur a plus ou moins signifié qu'ils pouvaient aller se brosser.
Quand il y a une absence, la directrice envoie un message vers 7h50, en expliquant que Monsieur Machin n'est pas là et qu'à cette heure il n'est pas remplacé, donc que les élèves présents seront répartis dans les autres classes. Avec le télétravail, il semblerait que les parents aient tendance à garder davantage leurs enfants dans notre école. Parfois on reçoit un message vers 8h10-15 pour nous dire qu'il y a un remplaçant et qu'on peut emmener notre enfant à l'école.

Je crois que c'est Klassly qui a été mis en place dans la petite école de ma fille. C'est récent mais ma fille est contente car elle peut voir ce qui se fait dans l'école et pas que dans les classes de ses enfants et communication rapide ( grève par exemple)

Elaïna a écrit:Coucou,
chez nous c'est assez efficace mais par contre l'école passent par Klassly, avec toutes les réserves que cela peut comporter. Les fédérations de parents d'élèves demandent à ce que la mairie prenne en charge un abonnement Pronote mais la mairie leur a plus ou moins signifié qu'ils pouvaient aller se brosser.
Quand il y a une absence, la directrice envoie un message vers 7h50, en expliquant que Monsieur Machin n'est pas là et qu'à cette heure il n'est pas remplacé, donc que les élèves présents seront répartis dans les autres classes. Avec le télétravail, il semblerait que les parents aient tendance à garder davantage leurs enfants dans notre école. Parfois on reçoit un message vers 8h10-15 pour nous dire qu'il y a un remplaçant et qu'on peut emmener notre enfant à l'école.

Ici, c'est le même fonctionnement que dans l'école des enfants d'Elaïna (qui utilise One et non Klassly). En cas d'absence, on reçoit un message un peu avant 8h pour prévenir de l'absence (parfois un remplaçant est déjà en route, parfois non et dans ce cas la directrice prévient que les enfants seront dispatchés dans les autres classes, ce qui permet aux parents qui le peuvent de garder leur enfant à la maison).
La communication est vraiment au top dans l'école de mes enfants, de ce point de vue je trouve que l'ENT est vraiment très pratique (je sais que beaucoup n'adhèrent pas au principe ici).