Toute première organisation d'un voyage scolaire

Bonjour à toutes et tous!

Après 4 ans dans le métier, je me sens enfin un peu à l'aise... suffisamment en tout cas pour envisager d'organiser pour la première fois un voyage scolaire! Étant complètement étrangère à la manière dont ces choses là s'organisent, se financent etc, je viens chercher un peu d'aide ici. Bon, quand je dis complètement étrangère ça n'est pas totalement vrai, j'ai déjà parcouru les 3/4 des fils Néoprofs qui en parlent Mais il me reste quelques questions, donc je suis preneuse de vos avis et conseils!

Mon projet:

J'enseigne la philo et je lorgne depuis un moment sur le Forum Européen de la Bioéthique qui se tient chaque année à Strasbourg, et qui se prête idéalement au programme qu'on enseigne en terminale. J'envisage donc de faire participer mes élèves de l'année prochaine à ce forum. Nous sommes au bout de la Bretagne, donc ça fait un sacré trajet en car, mais je pense que ça en vaut la peine! Outre la participation à ce forum, on peut en profiter pour visiter le Parlement Européen ou autre institution Européenne. J'ai contacté les organisateurs du forum pour voir ce que l'on peut organiser comme participation afin d'impliquer les élèves. En fouinant un peu sur le net, j'ai également trouvé d'autres lycées qui font le déplacement,et ai demandé à être mise en relation avec les collègues qui organisent ça pour avoir un retour d'expérience.

Au niveau local j'ai commencé à en parler à mes collègues, notamment de philo, qui ne voient pas trop l'intérêt d'aller à Strasbourg quand on peut aller faire des musées à Paris. Bon.

Plusieurs questions me viennent à l'esprit:

--> Quelles classes et combien d'élèves impliquer dans ce projet? Initialement je destinais ce projet aux élèves de S-SVT, mais l'année prochaine nous aurons deux classes de S-SVT... ça commence à faire du monde, et ça multiplie d'autant le nombre d'accompagnateurs à financer! Je n'aurai probablement pas ces deux classes, donc si je fais le déplacement seulement avec la classe que j'ai, ça ne vous paraît pas injuste par rapport à l'autre classe? (je ne sais pas si je suis claire )
--> Le déplacement ne vous paraît pas excessif, vu la distance? Sachant que c'est pour rester en tout 4 journées.
--> Pour les voyages en France, vous recommandez un organisme en particulier?
--> Au niveau du timing j'ai cru comprendre que j'ai jusqu'au CA de juin pour ficeler un projet estimatif, vous confirmez?


Merci d'avance pour vos remarques et conseils éclairés

Vipère a écrit:

--> Quelles classes et combien d'élèves impliquer dans ce projet? Initialement je destinais ce projet aux élèves de S-SVT, mais l'année prochaine nous aurons deux classes de S-SVT... ça commence à faire du monde, et ça multiplie d'autant le nombre d'accompagnateurs à financer! Je n'aurai probablement pas ces deux classes, donc si je fais le déplacement seulement avec la classe que j'ai, ça ne vous paraît pas injuste par rapport à l'autre classe? (je ne sais pas si je suis claire )

Il me paraît délicat d'organiser un voyage pour une classe que tu n'auras pas si leur professeur n'est pas intéressé. Une classe, c'est bien pour commencer. Quant au financement, il ne faut pas exagérer: un voyage de courte durée en France, ça ne fait pas une part accompagnateurs trop lourde sur le budget total de l'établissement.

--> Le déplacement ne vous paraît pas excessif, vu la distance? Sachant que c'est pour rester en tout 4 journées.

Non. Il faut voir si tu peux faire le déplacement en avion, en train ou réfléchir à un voyage de nuit (ou à un départ très tôt le matin).

--> Pour les voyages en France, vous recommandez un organisme en particulier?

Ce sera moins cher que tu t'en occupes toi-même avec l'aide du gestionnaire:
- réservation du car
- réservation de l'hébergement (auberge de jeunesse, internat, maison diocésaine, etc).
- réservation des visites.

Merci beaucoup Provence pour ta réponse! Je vais suivre ton conseil et voir pour organiser déplacement/séjour sur place directement avec le gestionnaire.

Je vous tient au courant sur ce fil

Pour optimiser les coûts, en particulier dans le cas d'un déplacement en bus l'idéal est que la moindre place du bus soit occupée. Que le bus soit rempli ou ait 15 places vides, son coût de location sera le même.

Pour un séjour avec nuitée et éventuellement des visites, le plus confortable reste de passer par un organisme spécialisé: organiser un voyage c'est un métier. C'est un peu plus cher mais comme ils ont des prix avec des compagnies de bus/ restaurateurs... Au final on s'y retrouve et c'est un gain de temps et de la sérénité pour le professeur organisateur.
En organisant seul, surtout une première fois on peut vite avoir des surprises (exemple: le chauffeur de bus qui est prévu dans tous les repas réservés/ fournis mais qui à chaque fois s’éclipse pour manger à part ... et demande 2 semaines après le voyage 150€ pour rembourser sa nourriture )

Si les organisateurs du forum ont de solides références à te proposer pour les visites/nuitées à prix intéressant, possibilité de se passer d'un organisme mais bien baliser en amont la compagnie de bus sur les temps de pause, restauration, chambre du chauffeur (individuelle et bien séparée des chambres de jeunes pour éviter tout bruit)

Si c'est pour l'année prochaine, ça peut même être présenté en tout début d'année. J'ai déjà fait voté des voyages en octobre/novembre pour des départs en février/mars. L'avantage du bus, c'est d'avoir le chauffeur sur place.
Concentre toi sur une seule classe pour démarrer. Et puis pédagogiquement, comment justifier le fait que tu amènes une classe qui ne travaillera pas sur le voyage?
Je te conseille quand même de demander des devis chez des organisateurs professionnels pour comparer.

Bonjour,

Pour un premier voyage, concentre toi sur ta classe et tes élèves avec lesquels tu vas préparer en amont et en aval ce séjour.
Tu connaîtras mieux les élèves, les parents également (certains vont peut-être demander à te rencontrer prélablement au voyage, et parfois même avant la réunion de préparation du voyage).

Cependant, comme le dit Czar, il faut mieux que le car soit rempli. Eventuellement, si quelques élèves refusent de venir (un séjour avec nuitée n'est jamais obligatoire), tu peux faire appel à des élèves d'autres classes (si c'est la pratique dans ton établissement). Ou alors il faut anticiper pour avoir un car plus petit.

Organisme ou pas, à toi de faire ton choix.
Dans tous les cas, il te faudra plusieurs devis pour la mise en concurrence (au moins 3, me semble-t-il).
Si tu organises l'ensemble du voyage, il faut particulièrement bien connaître les lieux où tu emmènes les élèves (si tu connais un hébergement intéressant pour un groupe scolaire, cela peut valoir le coup de faire sans organisme. Par contre, comme tu vas réserver l'ensemble du voyage, c'est beaucoup plus de travail pour toi).
Pense également à l'assurance du voyage (elle est souvent automatique avec les organismes, mais on a tendance à l'oublier quand on organise le séjour soi-même) -> à voir avec ton gestionnaire : c'est un pourcentage du coût total du voyage (je ne l'ai plus en tête, et cela dépend peut-être de l'assurance de l'établissement).

Si tu décides de faire partir toute ta classe, certaines familles auront peut-être du mal à financer le séjour. Renseigne-toi auprès de l'assistante sociale pour savoir s'il y a un fonds social dans ton lycée, qui pourrait aider les familles les plus en difficulté (souvent cantine et transports scolaires sont prioritaires, mais parfois il y a des aides pour les voyages scolaires).

Pense également à rencontrer l'infirmière pour savoir si elle a des infos sur les traitements médicamenteux que peuvent prendre les élèves et pour qu'elle te remette un trousse de secours.
En collège, les parents généralement donnent au professeur responsable une photocopie de l'ordonnance. Je ne sais pas si c'est le cas en lycée.

Si tu penses organiser ce séjour durant le premier trimestre, le vote du CA peut avoir lieu en juin 2019.
Si c'est plutôt pour la deuxième partie de l'année ou la fin d'année, comme le dit Forster, c'est le CA de novembre qui le votera.

Si tu penses visiter le Parlement de Strasbourg, renseigne-toi bien en avance car je crois que pour les groupes, il y a une procédure un peu longue à respecter, avec une demande réalisée plusieurs mois avant la visite. (Je ne suis pas sûre, je ne l'ai visité qu'en individuel). Mais comme c'est un lieu politique, il est possible que soit demandé comme à l'AN et au Sénat une liste (signée par le chef d'établissement) des élèves et accompagnateurs avec nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité. Si mes souvenirs sont bons, je crois qu'il faut la CNI (ou passeport ou carte de séjour) pour entrer sur le site (à vérifier, car cela fait longtemps que je l'ai visité et j'ai peur de mélanger avec l'AN).

Remplir le bus n'est pas obligatoire et c'est bien plus confortable pour les longs trajets. Je suis beaucoup parti avec une seule classe, on était 35 dans le bus + 3 accompagnateurs (bus 70 places). C'est très appréciable si le trajet est de nuit ou long.