Organisation d'un séjour à l'étranger.

J'ai besoin d'aide.
Je souhaite organiser un séjour à l'étranger l'année prochaine. Je sais exactement ce que je compte faire sur place avec les élèves mais je ne sais pas du tout comment m'y prendre pour l'organisation.

J'en ai parlé rapidement au CdE qui m'a expliqué que des organismes pouvaient gérer l'organisation et il m'a orientée vers un collègue de langue habitué des séjours/voyages, sauf que je ne m'entends pas absolument avec cette personne et que je ne veux pas lui demander de l'aide.

C'est pourquoi, je me tourne vers vous.

Je ne vais pas entrer dans les détails mais je voudrais savoir quels organismes peuvent gérer un séjour scolaire.
En faisant des recherches sur Internet, j'ai trouvé des petites choses mais j'ai l'impression qu'ils imposent le programme et dans ce cas, le voyage n'a plus aucun intérêt, pour moi.

Si je ne fais que louer un car pour le trajet, comment nous déplacerons-nous sur place ?
Il ne s'agit pas d'un séjour linguistique, il me semble donc préférable de favoriser l'hébergement en collectif plutôt que dans les familles, non ?

Je suis vraiment perdue alors merci d'avance aux Néo qui prendront le temps de partager leur expérience.

Rien ne t'empêche de téléphoner à ces organismes pour voir s'il est possible d'organiser ton voyage à la carte.

Attention au prix de ton séjour!

Quand à l'hébergement, à toi de voir, mais hébergement collectif = surveillance tard le soir avec certains groupes.
Lors de mon 1er accompagnement, des portes qui claquent jusqu'à 1h du matin.

Mais bon à toi de voir ce qui est le plus pratique.

OK ! Merci.
Est-ce que tu as des noms d'organismes à me suggérer ? Là,  j'aurais tendance à me tourner vers les premiers résultats de ma recherche g**gl*,  mais ce ne sont peut-être pas les plus intéressants.

Pour l'hébergement,  j'opte pour cette solution parce qu'il ne s'agit pas d'un séjour linguistique. On va dans un pays dont les élèves ne maîtrisent pas la langue,  ça risque d'être difficile, pour eux,  de communiquer avec les familles.
Je ne suis pas professeur de langue étrangère.

Je n'ai organisé jusqu'ici que des sorties sur une journée ou une soirée, jamais de séjours, mais pour les déplacements en car, tu loues le bus pour toute la durée du séjour. Tu peux donc prévoir de garder le bus pour les déplacements là-bas. Un 2ème chauffeur est obligatoire si le trajet est long ou si le temps total de déplacement excède une certaine durée (de mémoire je dirais 8h, mais peut-être plus). Tu peux appeler un ou deux autocaristes pour connaître tarifs et conditions.
C'est vrai que l'hébergement collectif est davantage source de problèmes.
Il faut aussi penser aux repas des élèves.

Je suis prof d'anglais, donc les meilleurs organismes pour des séjours non linguistiques - et a priori pas dans un pays anglophone - je ne pense pas pouvoir bien te conseiller.

Je pense qu'il faut voir le rapport qualité / prix.

Et puis même quand on a de l'expérience, on peut tomber sur un organisme bancal...

simone43 a écrit:J'ai besoin d'aide.
Je souhaite organiser un séjour à l'étranger l'année prochaine. Je sais exactement ce que je compte faire sur place avec les élèves mais je ne sais pas du tout comment m'y prendre pour l'organisation.

J'en ai parlé rapidement au CdE qui m'a expliqué que des organismes pouvaient gérer l'organisation et il m'a orientée vers un collègue de langue habitué des séjours/voyages,  sauf que je ne m'entends pas absolument avec cette personne et que je ne veux pas lui demander de l'aide.

C'est pourquoi,  je me tourne vers vous.

Je ne vais pas entrer dans les détails mais je voudrais savoir quels organismes peuvent gérer un séjour scolaire.
En faisant des recherches sur Internet,  j'ai trouvé des petites choses mais j'ai l'impression qu'ils imposent le programme et dans ce cas,  le voyage n'a plus aucun intérêt,  pour moi.

Si je ne fais que louer un car pour le trajet,  comment nous déplacerons-nous sur place ?  
Il ne s'agit pas d'un séjour linguistique, il me semble donc préférable de favoriser l'hébergement en collectif plutôt que dans les familles,  non ?

Je suis vraiment perdue alors merci d'avance aux Néo qui prendront le temps de partager leur expérience.

Non, pas forcément. Ils proposent des programmes tout faits dans leurs brochures publicitaires mais il est tout à fait possible de les modifier. Le mieux c'est d'avoir un car et un chauffeur qui restent avec vous pendant tout le séjour, c'est plus pratique. Pour l'hébergement, le logement en familles ne s'impose pas mais prépare-toi à des nuits difficiles en auberge de jeunesse.

Dans mon académie, au dessus d'une certaine somme (et les voyages scolaires la dépassent toujours), nous avons l'obligation de faire un appel d'offre. L'enseignant décrit le voyage qu'il souhaite organiser, le gestionnaire le publie sur une plate-forme particulière et les voyagistes se rapprochent ensuite en proposant une offre le plus approchant possible.

Malaga a écrit:Dans mon académie, au dessus d'une certaine somme (et les voyages scolaires la dépassent toujours), nous avons l'obligation de faire un appel d'offre. L'enseignant décrit le voyage qu'il souhaite organiser, le gestionnaire le publie sur une plate-forme particulière et les voyagistes se rapprochent ensuite en proposant une offre le plus approchant possible.

Nous étions juste en dessous de la somme (15 000 euros si je me souviens bien), mais le gestionnaire a quand même lancé un appel d'offre, avec la description des visites prévues, les repas à fournir, les dates, etc... Regarder sur internet te permet d'avoir une (petite) idée du budget à prévoir.

Tous les organismes s'adaptent à la demande, tu peux parfaitement leur envoyer ton programme...
Je suis déjà partie (à Venise, Prague et en Grèce) avec Triangle, Cahier de voyages et Verdié. Prix très compétitifs, jamais eu de problème.

J'ai organisé deux voyages à l'étranger. Un en Espagne avec des élèves de 5e qui ne parlaient pas espagnol, un en Allemagne avec beaucoup d'élèves non germanistes. Nous avions choisi l'hébergement en famille pour être moins fatigués la journée et donc plus efficaces et vigilants. Les deux séjours ont été très appréciés. Avec les téléphones et l'accès au wifi dans les familles, les élèves n'ont pas eu de problème. Ils ont même pu mettre à profit leurs cours d'anglais.

Merci à tous pour vos réponses. Désolée de ne m'être pas manifestée plus tôt : je suis dans le même état que Zooey sur mon avatar sauf que j'ai à peine le temps de m'asseoir...

Alors, je vais donc contacter les organismes et leur proposer mon projet.
Savez-vous comment je peux entrer en contact avec des familles d'accueil ? Qui gère ça ?
Je pense également que c'est une meilleure solution.

simone43 a écrit:Merci à tous pour vos réponses. Désolée de ne m'être pas manifestée plus tôt : je suis dans le même état que Zooey sur mon avatar sauf que j'ai à peine le temps de m'asseoir...

Alors,  je vais donc contacter les organismes et leur proposer mon projet.
Savez-vous comment je peux entrer en contact avec des familles d'accueil ? Qui gère ça ?
Je pense également que c'est une meilleure solution.

Si tu passes par un organisme, pas de problème: ils emploient des personnes sur place chargées de recruter les familles, tu n'as pas à t'en occuper (sauf pour répartir les élèves par deux, trois ou quatre...toujours un grand moment).

Oh mais c'est génial !
Merci beaucoup !
Ouf !
Il n'y a plus qu'à trouver des organismes et comparer les offres !

Si tu passes par un organisme, - et je te le conseille vivement -c'est lui qui gère les familles d'accueil.
Un organisme, c'est une organisation centralisée : un seul interlocuteur, un seul paiement - ou trois - ton gestionnaire appréciera. Et en cas de problème, pas de réaction en chaîne à prévoir : là encore, un seul interlocuteur.
Et pour le programme, on peut tout à fait obtenir du sur-mesure - où aller voir un autre organisme.
Je suis passée par les MIJE à plusieurs reprises : très satisfaite, dans l'ensemble.

Merci ! Je retiens les MIJE.
Je m'occupe de ça lundi.

Malaga a écrit:Dans mon académie, au dessus d'une certaine somme (et les voyages scolaires la dépassent toujours), nous avons l'obligation de faire un appel d'offre. L'enseignant décrit le voyage qu'il souhaite organiser, le gestionnaire le publie sur une plate-forme particulière et les voyagistes se rapprochent ensuite en proposant une offre le plus approchant possible.

Voilà, c'est exactement ce qu'il faut faire....

Va donc voir ton gestionnaire (c'est son métier, pas celui du chef qui t'a donné un conseil que tu ne veux pas suivre. ) Le meilleur interlocuteur : l'intendance.

Il y a aussi l'aspect pédagogique, il n'y a pas que les finances, donc les deux interlocuteurs (direction et intendance) sont importants.

J'en parlerai au gestionnaire lundi.
Par contre,  ce que décrit Malaga ne se fait pas dans mon établissement.

Mais effectivement,  le gestionnaire est un bon interlocuteur. Il ne faut rien négliger.

Les collègues ont raison, les organismes s'adaptent parfaitement au programme que tu souhaites - je l'ai fait cette année avec VEFE par exemple. Il faut juste qu'ils aient dans leur catalogue la destination que tu envisages, c'est tout.
Contactes-en plusieurs rapidement, afin de voir ton gestionnaire avant les vacances. Le plus simple est
- finaliser ton programme détaillé, jour par jour, visite par visite, avec les dates choisies ; précise leur si les dates sont mobiles ou non (pour l'hébergement si c'est dans un pays dont les élèves étudient la langue je confirme que choisir des familles est plus facile - toi et tes collègues pourront dormir la nuit, et les élèves aussi! et les parents apprécient le côté "linguistique" de l'immersion même lorsqu'on n'est pas prof de langue : si c'est en auberge de jeunesse, demander dans la mesure du possible à avoir un étage fille un étage garçon et du coup avoir autant d'accompagnateurs hommes que femmes, ou au moins s'assurer que les chambres des adultes ne soient pas à l'autre bout du bâtiment... voire dans un autre bâtiment, si si ça arrive...)
- envoyer ledit programme à plusieurs organismes, par mail ou via leur site internet, en précisant que tu as besoin d'une réponse la plus rapide possible afin de tout finaliser avant les vacances (sinon, ils ne se pressent jamais et tu auras des réponses au plus tôt à la rentrée...)
- voir ce que les organismes te proposent, parfois ils doivent modifier un peu le programme ou le moyen de transport
- apporter les devis à ton gestionnaire qui devrait d'aider (je l'espère!) à dresser un budget recettes/dépenses pour le proposer au CA : c'est à ce moment que tu choisis l'organisme et que tu l'informes de bloquer les dates
- demander à ton gestionnaire (ou voir sur le site de ton académie) les coordonnées de la DAREIC, qui parfois octroie des subventions
- idem à certaines associations de parents d'élèves (chez nous en ZEP elles le font dans la limite de leurs moyens)
- idem le FSE, cela arrive aussi qu'il participe
- voir aussi des organismes comme Initiative ou La Souris Verte pour que les élèves organisent des ventes afin de collecter de l'argent pour faire diminuer le prix du voyage (en général les chocolats à Noel ça fonctionne bien)
- dès la rentrée (voire avant les vacances), faire inscrire le vote de ton voyage à l'ordre du jour au CA
- une fois que c'est fait, organiser une réunion avec les parents concernés, pour donner le programme et distribuer les papiers (papiers = acte d'engagement pour le paiement; = programme du voyage + trousseau s'ils sont collégiens; = copie de la carte d'identité/passeport de l'élève pour être sûr qu'ils soient en cours de validité et en cas de perte pendant le voyage; = autorisation de sortie du territoire pour les élèves mineurs + copie de la CI du parent qui signe + du livret de famille si le nom est différent de celui de l'enfant; = fiche médicale (ou faire une copie de celles de l'infirmerie); = autorisation de partir en voyage, avec numéro de l'assurance de l'enfant; = autorisation de captation et de diffusion de l'image de l'élève si tu prévoies un compte-rendu avec photos)
- penser à donner une date de retour relativement rapide pour les paiements et la remise de tous les papiers
- si tu as des élèves non européens, demander le plus tôt possible à la préfecture un "document de voyage collectif" pour qu'ils n'aient pas à payer un visa
- un mois avant le départ au plus tard, envoyer la liste des élèves et des accompagnateurs au rectorat (en général la/le secrétaire de l'établissement sait à qui l'adresser)
- pour un voyage en car, il faut une liste de tous avec date de naissance et coordonnées des personnes à prévenir en cas d'urgence
- quelques formalités à vérifier : un des accompagnateurs doit avoir le PSC1 ; il faut prendre les trousses de secours de l'infirmerie (même s'il n'y a pas grand chose dedans, c'est obligatoire) ; s'assurer qu'aucun élève n'a de PAI ou PAP, et si l'un en a, voir l'infirmière et les parents pour étudier les modalités de prise en charge pendant le voyage ; pour un trajet en shuttle ou en avion, demander aux élèves s'ils sont claustrophobes (oui j'ai eu le cas cette année...) et donc exiger des parents un vrai traitement (parce que l'euphytose pour une phobie bof);
Bon courage pour cette organisation! C'est un énorme boulot mais les élèves te le rendront 10000 fois!

Merci beaucoup, beaucoup pour ces précieuses informations, Grrrr5712 !

J'en prends bonne note (et je vais en recopier une partie pour être sûre de ne rien oublier. )

Bonjour

Pour information et raconter un peu mon expérience, j'organise des séjours en Angleterre depuis 7 ans.Pendant 5 ans j'ai fonctionné avec un organisme qui s'appelle Self Voyages et qui est basé dans le Vaucluse à Maubec,étant proche c'était très pratique, je n'ai rien à leur reprocher, que du positif , tout s'est toujours très bien passé et à chaque voyage tout était fait à la carte avec les visites que je souhaitais et non celles déjà toutes prêtes sur leur magazine.
Le seul petit bémol étant le prix, car forcément tous les organismes français passent par un autre sur place n Angleterre pour avoir les familles d'accueil, du coup cela fait un intermédiaire!
Et il y a deux ans en discutant avec le couple qui était depuis 2 ans notre famille d'accueil(pour les 5 profs et le chauffeur) et qui nous "chouchoutait", la dame m'explique qu'elle en avait assez de bosser avec la société anglaise qui recrutait les familles sur place et qu'elle allait changer.Etant donné que j'appréciais beaucoup ce couple je leur ai demandé de m'informer pour quelle autre société il allait opter. Ce qu'elle a fait et en fait je me suis permise de les contacter pour négocier directement avec eux.C'est donc la 2ème année que travaille avec eux, les familles sont très bien, le coin aussi, et ce couple est très gentil, très réactif et très organisé.Du coup cela représente une coût moins élevé que de passer par un organisme en France(environ 25%).
La société s'appelle Jackson &Jackson limited Europe, présents sur Facebook, sur leur page ils mettent des photos des différents groupes étrangers qui viennent .
Voilà si cela pu vous donner quelques pistes .N'hésitez pas si vous avez des questions.Et si vous avez de travailler avec eux vous pouvez leur dire que c'est moi qui vous ai parlé d'eux.

colombane a écrit:

Malaga a écrit:Dans mon académie, au dessus d'une certaine somme (et les voyages scolaires la dépassent toujours), nous avons l'obligation de faire un appel d'offre. L'enseignant décrit le voyage qu'il souhaite organiser, le gestionnaire le publie sur une plate-forme particulière et les voyagistes se rapprochent ensuite en proposant une offre le plus approchant possible.

Voilà, c'est exactement ce qu'il faut faire....

Va donc voir ton gestionnaire (c'est son métier, pas celui du chef qui t'a donné un conseil que tu ne veux pas suivre. ) Le meilleur interlocuteur : l'intendance.

Je confirme les propos de Colombane : il faut absolument voir ton gestionnaire et l'informer de ton projet.

Ici, nous devons avoir plusieurs devis, peu importe le prix du voyage ou de la sortie scolaire.