Comment organiser un voyage scolaire ?

Je voudrais organiser un voyage en Angleterre pour des 3èmes mais je ne l'ai jamais fait auparavant et je ne sais pas très bien comment ça marche. Si j'ai bien compris, il faut prendre contact avec un organisme qui s'occupe de voyages scolaires, leur donner toutes les infos nécessaires pour le voyage (nombre d'élèves, date, durée, type de logement, quelles visites en particulier....) et demander un devis, puis le transmettre à l'intendante, ensuite elle valide ou non, puis le voyage est voté au CA.

Qu'est-ce que j'ai oublié?

Si le budget dépasse 15000 euros, il faut faire un appel d'offre (tu présentes le voyage que tu désires le plus précisément possible). En dessous de 15000 euros, il faut faire faire des devis (je ne suis pas sûre du'un seul devis soit suffisant). Chez nous, c'est le gestionnaire qui s'occupe de ça, une fois qu'on lui a donné les détails du voyage.
En général, tu as des brochures qui traînent en sdp, sinon, tu trouves facilement sur internet les organismes avec les voyages qu'ils organisent (que tu peux modifier à la demande).

Je voulais dire gestionnaire pas intendante, je suis fatigué :/

Oui voilà. C'est important de comparer les organismes, de se renseigner auprès de collègues qui ont déjà fait des séjours en passant par cet organisme etc.

Par contre, si c'est pour cette année, ça me paraît un peut tard car ça doit être voté en CA, puis les familles doivent payer, et c'est mieux de leur laisser le temps. Selon les ressources de familles ça peut être compliqué.

Attention : ne nouveau nous devons vérifier qu'ils ont bien une autorisation de sortie du territoire.

N'accepte que ceux qui ont bien leur pièce d'identité et autorisation de sortie du territoire avec toi dans le bus, s'il y a un contrôle à la frontière ils restent bloqués en France en cas d'oubli du papier.

Il est possible de garder tous les papiers avec toi pour être sûr qu'ils ne se les feront pas voler (gros pb si vol de papiers sur place...) mais gros gros gros pb si le prof en question se fait voler tous les papiers sous sa responsabilité...

J'organise un voyage cette année, voilà comment j'ai procédé :

- je me suis concocté un programme en m'inspirant des brochures que nous envoient chaque année les organismes de voyage
- j'ai fait une estimation du coût du séjour par élève (en tenant compte des visites, des repas non compris, de l'assurance annulation, etc...)
- j'ai envoyé une demande de devis à cinq organismes (un seul mail pour les cinq, histoire qu'ils voient qu'il y a de la concurrence...) ; le gestionnaire attend les réponses
- le projet va être présenté au CA de lundi ; j'ai donné, par précaution, une fourchette haute pour le prix
- si le CA donne son accord, je proposerai le voyage aux familles

Chertea, ça me semble un peu tard pour en organiser un cette année, étant donné la longueur des démarches rien que pour avoir les devis, faire voter le projet en CA... tu risques de te retrouver sans possibilité d'hébergement en GB, ou alors dans de mauvaises conditions.
Enfin je ne sais pas, j'ai toujours accompli les démarches en fin d'année scolaire ou en septembre, et c'était déjà souvent blindé en matière de réservations auprès des voyagistes, et c'est le même son de cloche pour mes collègues profs de LV.

Luz a écrit:Oui voilà. C'est important de comparer les organismes, de se renseigner auprès de collègues qui ont déjà fait des séjours en passant par cet organisme etc.

Par contre, si c'est pour cette année, ça me paraît un peut tard car ça doit être voté en CA, puis les familles doivent payer, et c'est mieux de leur laisser le temps. Selon les ressources de familles ça peut être compliqué.

Attention : ne nouveau nous devons vérifier qu'ils ont bien une autorisation de sortie du territoire.

N'accepte que ceux qui ont bien leur pièce d'identité et autorisation de sortie du territoire avec toi dans le bus, s'il y a un contrôle à la frontière ils restent bloqués en France en cas d'oubli du papier.

Il est possible de garder tous les papiers avec toi pour être sûr qu'ils ne se les feront pas voler (gros pb si vol de papiers sur place...) mais gros gros gros pb si le prof en question se fait voler tous les papiers sous sa responsabilité...

Et surtout, ça n'est pas légal... Et quand les élèves ne sont pas avec le prof ?
Aux élèves de prendre leurs responsabilités. (Je pars toujours avec des photocopies des papiers en question, ce qui n'a évidemment aucune valeur légale, mais faciliterait les démarches en cas de perte ou vol).

Audrey a écrit:Chertea, ça me semble un peu tard pour en organiser un cette année, étant donné la longueur des démarches rien que pour avoir les devis, faire voter le projet en CA... tu risques de te retrouver sans possibilité d'hébergement en GB, ou alors dans de mauvaises conditions.
Enfin je ne sais pas, j'ai toujours accompli les démarches en fin d'année scolaire ou en septembre, et c'était déjà souvent blindé en matière de réservations auprès des voyagistes, et c'est le même son de cloche pour mes collègues profs de LV.

C'est vraiment aussi long que ça? Je comptais m'en occuper la semaine prochaine pour que tout soit prêt pour le CA de janvier.

Avec les vacances de Noël qui approchent à grands pas, ça risque d'être chaud...

Adri a écrit:
Et surtout, ça n'est pas légal... Et quand les élèves ne sont pas avec le prof ?
Aux élèves de prendre leurs responsabilités. (Je pars toujours avec des photocopies des papiers en question, ce qui n'a évidemment aucune valeur légale, mais faciliterait les démarches en cas de perte ou vol).

+1, je fais pareil. Pour m'assurer que tous auront bien leurs papiers le jour du départ, je récupère tout, fais (ou fais faire) les photocopies, les papiers d'identité sont mis au coffre dans le bureau du gestionnaire et ils leurs sont rendus lors de la montée dans le car.

J'avoue ne pas avoir réussi à trancher. Je ne savais pas que c' était illégal. Mais les garder dans le coffre aussi alors non ?

Je ne me suis jamais posé la question de la légalité de la chose... On récupère les papiers deux ou trois jours avant le départ, ils sont bien à l'abri au coffre, et on les rend aux élèves dès qu'ils montent dans le car.
On est assuré ainsi qu'ils auront bien tous leurs papiers le jour du départ, après, ils en sont responsables !

Audrey a écrit:Chertea, ça me semble un peu tard pour en organiser un cette année,

+ 1
A prévoir plutôt d'une année sur l'autre.

Pour cette année, ça me semble très juste. Une collègue a réussi à faire passer un voyage la semaine dernière mais il est de deux jours avec un tout petit groupe de BTS.
Attention pour l'année prochaine, les budgets des nouvelles régions ne sont pas encore connus.

Cisil a écrit:Je ne me suis jamais posé la question de la légalité de la chose... On récupère les papiers deux ou trois jours avant le départ, ils sont bien à l'abri au coffre, et on les rend aux élèves dès qu'ils montent dans le car.
On est assuré ainsi qu'ils auront bien tous leurs papiers le jour du départ, après, ils en sont responsables !

C'est un maire qui me l'avait appris.

Pour être sûre qu'ils ont leurs papiers pour le départ, je leur martèle qu'ils ne monteront pas sans, et que je leur demanderai de me présenter leurs papiers à la montée dans le car - et je le fais.

Je fonctionne comme Adri. Pour les photocopies des papiers d'identité, n'oubliez pas qu'il faut aussi la photocopie du titre d'identité du parent/tuteur signataire de l'autorisation de sortie du territoire maintenant.

Et pour éviter de transporter des tonnes de papier inutiles, j'exige que la photocopie recto-verso de la CNI + celle de la carte européenne d'assurance maladie figurent sur la même face d'un seul A4... Difficile combat !
(Désormais, ce sera aussi la CNI du responsable légal avec.)

CNI et carte européenne, je le faisais déjà, pour l'autorisation de sortie de nouveau obligatoire  je savais, mais j'ignorais qu'il fallait en plus la photocopie de la CNI du responsable légal.
Merci pour l'info !

Il me semblait qu'on ne pouvait pas exiger la carte d'assurance européenne.

Et ça se passe comment en cas de consultation médicale, ou d'hospitalisation, si l'élève n'a pas cette carte ?

Je refuse d'emmener un élève qui n'aurait pas cette carte (ou l'attestation correspondante) ; ils savent que sans pièce d'identité et/ou carte européenne ils ne montent pas dans le car.
J'en ai déjà eu besoin (rien de grave, pour de la bobologie, mais qui nécessitait quand même de voir un médecin) et c'est quand même bien pratique de ne rien avoir à régler, en particulier quand il y a une radio à faire ou des médicaments à acheter.

Sur le dossier de voyage, je cite le B.O. http://www.education.gouv.fr/pid25535/bulletin_officiel.html?cid_bo=57074ici.

"S'agissant de l'assurance maladie, pour une sortie ou un voyage scolaire en Europe, il est fortement recommandé que les parents d'élèves se procurent pour leur enfant la carte européenne d'assurance maladie, qui est individuelle et nominative. Elle atteste des droits à l'assurance maladie et permet de bénéficier d'une prise en charge sur place des soins médicaux, selon la législation et les formalités en vigueur dans le pays de séjour. Pour une sortie ou un voyage scolaire hors d'Europe, seuls les soins urgents imprévus peuvent éventuellement être pris en charge. Les frais médicaux doivent être réglés sur place, sans présentation de document spécifique, et les justificatifs doivent ensuite être fournis à la caisse d'assurance maladie française au retour, qui appréciera si le remboursement des soins peut être accordé et dans quelle mesure."

Comme c'est fortement recommandé, les parents la prennent mais pas toujours et je ne peux pas les y obliger.

Mais j'en reviens à la question pratique : qui paie si l'élève doit consulter ? "Les frais médicaux doivent être réglés sur place"

Ca m'est arrivé trois fois, dont une fois une hospitalisation, sans cette carte, je ne vois pas bien comment nous aurions pu faire...

Attend-on du prof qu'il avance les frais sur ses deniers personnels ?

J'avais contacté la MGEN lors de l'organisation du dernier voyage pour une élève qui avait perdu sa carte européenne une semaine avant le départ, la personne que j'avais eue m'avait fortement déconseillé de partir avec cette élève, car effectivement, j'aurais du régler les frais en cas d'hospitalisation. Libres ensuite aux parents de me rembourser...

En effet, il s'agit d'une simple recommandation, mais jusqu'à présent, je n'ai jamais essuyé de refus de la part des parents, et je continuerai ainsi. Quel intérêt d'ailleurs auraient-ils à ne pas fournir ce document ?