Comment organiser un voyage scolaire ?

En effet, il s'agit d'une simple recommandation, mais jusqu'à présent, je n'ai jamais essuyé de refus de la part des parents, et je continuerai ainsi. Quel intérêt d'ailleurs auraient-ils à ne pas fournir ce document ?

Chertea a écrit:Je voudrais organiser un voyage en Angleterre pour des 3èmes mais je ne l'ai jamais fait auparavant et je ne sais pas très bien comment ça marche. Si j'ai bien compris, il faut prendre contact avec un organisme qui s'occupe de voyages scolaires, leur donner toutes les infos nécessaires pour le voyage (nombre d'élèves, date, durée, type de logement, quelles visites en particulier....) et demander un devis, puis le transmettre à l'intendante, ensuite elle valide ou non, puis le voyage est voté au CA.

Qu'est-ce que j'ai oublié?

Tu comptes faire quoi comme voyage exactement ?

Cisil a écrit:En effet, il s'agit d'une simple recommandation, mais jusqu'à présent, je n'ai jamais essuyé de refus de la part des parents, et je continuerai ainsi. Quel intérêt d'ailleurs auraient-ils à ne pas fournir ce document ?

Certains ne refusent pas mais on a déjà eu des oublis. Et on a été obligé d'accepter les élèves à bord du bus quand même... Donc maintenant je ne me bats plus pour ça, si on a un souci, on paiera avec la carte du lycée et ils se débrouilleront avec les parents.

Chertea, je me réjouis de savoir qu'il y a de jeunes (?) profs pour prendre la relève.

Bon courage.

Attends-toi à passer une bonne dizaine d'heures avant, H 24 pendant et possiblement à devoir répondre à toutes les critiques des parents et/ou élèves a posteriori!

J'ai été admiratif du grand Moufti de mon bahut, il y a longtemps.

Un PEGC comme l'on n'en rencontre peu: capable de tenir le micro pendant 3 heures ET de capter son auditoire... alors qu'en classe c'était n'importe quoi... Genre à regarder les matchs de la coupe du monde avec les élèves... Si si...

Un homme si cultivé. Si CAPTIVANT en voyage et si xxx en classe.

Ce dernier m'a aidé, année après année. Il a partagé avec moi toutes ses anecdotes de voyage. Je me suis senti adoubé et je l'en remercie +++.

Avant de partir en retraite, il m'a dit: cette année, c'est la tienne. A ton tour.

(...)

Quelques années plus tard...

J'ai fait, j'ai donné de ma personne.

En dépit des "c kan kon fait shopping" je sais que j'ai permis à des élèves de visiter Londres, prendre le métro...

Mais à quel prix?  

Moi, bon fonctionnaire... Trop bon, trop con. (surtout ce soir, qui va voir l'élection d'un M. qui dit que nous ne bossons pas assez!)

C'est triste; j'ai passé l'âge d'être aussi dévoué.

Mes collègues bien que plus jeunes sont d'accord avec moi.

Dearest chertea, désolé d'avoir fait irruption dans ton topic, en étant hors de propos.

No hard feeling, right

Je suis désolée, mais moi aussi commencer à demander des devis maintenant me semble bien tard.
Dans mon lycée, nous avons demandé les devis en juin, fait voter le voyage au CA début juillet et récupérer les premiers versements des élèves mi-septembre...
Je pense que tu vas avoir des difficultés à trouver un organisme qui aura des disponibilités pour cette année, particulièrement en ce qui concerne l'hébergement.

Je ne suis pas sûre, mes réservations ne sont définitives que 2 mois avant le voyage. Mais, il est vrai que nous partons en période creuse (décembre-janvier)

Ca peut aussi dépendre du nombre d'élèves et de l'endroit où Chertea souhaite aller. Mais c'est quand même tard pour commencer les démarches...

Il faut penser également que le dossier pour le ministère des affaires étrangères doit être envoyé un mois avant la date du départ! C'est à prendre en compte dans le timing.

Je ne pensais pas qu'il fallait s'y prendre aussi longtemps à l'avance. Je ne sais pas si ça change quelque chose, mais je ne compte amener qu'une seule classe de 27 élèves et ce serait pour partir en mars/avril (faut que je vérifie les dates du brevet blanc). Ca donne quand même 3 mois minimum pour que tout (quoi exactement je ne sais pas!) soit réglé.

@Panta Rhei, s'il y a des critiques, je leur dirais très clairement que le voyage n'est pas obligatoire et qu'ils ne sont pas obligés de payer.

Oui mais le calcul aura été fait à l'avance sur un nombre précis d'élèves, c'est un des problèmes.

Bonjour Chertea,

Chez nous, il faut dans l'ordre:

Rédiger une lettre d'information pour les parents qui doit être signée et validée par les parents. (intention de partir)

Etablir nous-même le budget:

=) contacter au moins 2 organismes, dissocier la formule avec transport et contacter autocariste local car c'est moins cher, prévoir dépenses sur place comme repas, métro etc...

-Pour info le CLC fournit une carte bleue sur laquelle qui est créditée de la somme que tu désires, il suffit d'en tenir compte dans le budget initial: bien plus pratique que la régie d'avance-

Le budget c'est le plus chiant car il faut faire plein de calculs et intégrer les accompagnateur et chercher des subventions.

Ensuite il faut présenter un échéancier à la gestionnaire.

Si un nombre suffisant d'élèves ont répondu oui (c'est le chef qui décide) pour remplir un car alors le budget est voté en CA.

S'il passe, il faut penser à la collecte de fonds: nous devons remplir un tableur pour chaque versement (nom de l'élève, sur le chèque, remettre une quittance si liquide)

Demander aux élèves s'ils ont une CI et la carte européenne "maladie" (l'ancien E111).

Prévoir un support pédagogique sur place et après (questionnaire, compte rendu du voyage, expo...)

Rédiger un programme.

A l'approche du voyage, communiquer à l'organisme la répartition garçons filles. Donner pour chacun: nom prénom adresse N° de téléphone + allergie.

Demander aux élèves de constituer la répartition des chambres (3 possibilités: 2 ou 3 ou 4)

Faire remonter à l'organisme.

J'ai bien dû oublier un truc ou deux...

Ici c'est quand même bien plus simple...

Sondage pour savoir si ça vaut le coup de le voter en CA.

(avant publier sur le site du collège le programme et en parler en classe)

Lettre aux parents pour réunion d'information.

Ouverture des inscriptions: il nous faut au moins 80% des effectifs d'un niveau.

Echelonnage des versements (je refuse de réceptionner l'argent, trop de responsabilité !).

Collecte de tous les papiers et informations pour l'organisme (filles garçons allergies spécificités)

Élaboration du livret de bord avec les élèves.


Départ !!!

Luz a écrit:Ici c'est quand même bien plus simple...

Sondage pour savoir si ça vaut le coup de le voter en CA.

(avant publier sur le site du collège le programme et en parler en classe)

Lettre aux parents pour réunion d'information.

Ouverture des inscriptions: il nous faut au moins 80% des effectifs d'un niveau.

Echelonnage des versements (je refuse de réceptionner l'argent, trop de responsabilité !).

Collecte de tous les papiers et informations pour l'organisme (filles garçons allergies spécificités)

Élaboration du livret de bord avec les élèves.

Je pensais qu'il était obligatoire qu'un voyage soit approuvé par le CA.

Chez moi, c'est devenu impossible : il faut faire voter le budget exact au CA avant de demander un premier chèque aux familles. Résultats : les élèves ne se sentent pas engagés et quand on leur annonce le budget voté, ils décident de ne plus partir, donc le budget est faux et doit être re-voté, mais dans ce cas certaines familles ne sont plus d'accord et se désistent, ou alors on n'a plus le temps de refaire un CA... Inextricable !
C'est comme ça que l'année dernière, on a annulé le voyage 3 semaines avant le départ.
Et je ne parle pas de l'argent récolté pour faire baisser le prix ! On ne pouvait pas l'utiliser puisque le budget avait été voté ! De toutes façon, comme on n'est pas parti, on a 1500 euros qui ne servent à rien...

Caspar Goodwood a écrit:

Luz a écrit:Ici c'est quand même bien plus simple...

Sondage pour savoir si ça vaut le coup de le voter en CA.

(avant publier sur le site du collège le programme et en parler en classe)

Lettre aux parents pour réunion d'information.

Ouverture des inscriptions: il nous faut au moins 80% des effectifs d'un niveau.

Echelonnage des versements (je refuse de réceptionner l'argent, trop de responsabilité !).

Collecte de tous les papiers et informations pour l'organisme (filles garçons allergies spécificités)

Élaboration du livret de bord avec les élèves.

Je pensais qu'il était obligatoire qu'un voyage soit approuvé par le CA.

Ah mais on l'a fait voté, j'ai juste oublié de le noté ici...

Bonjour,

je profite de ce fil pour poser une question d'ordre administrative - je n'ai peut-être pas bien cherché sur le forum... J'organise un voyage en Angleterre en avril, et j'ai dans ma classe une élève de nationale algérienne. Beaucoup me disent qu'elle doit demander un visa par elle même, mais le bo http://www.education.gouv.fr/pid25535/bulletin_officiel.html?cid_bo=72758 mentionne "le document de voyage collectif intitulé « liste d'écoliers voyageant dans le cadre d'une excursion scolaire à l'intérieur de l'Union européenne » qui tient lieu de passeport collectif et de visa d'entrée sur le territoire de la plupart des autres États membres de l'Union européenne ou de l'espace Schengen". L'un(e) d'entre vous a-t-il déjà eu recours à ce formulaire? Auprès de qui dois-je demander ce document? Faut-il une signature d'une autorité officielle?

il faut que tu te renseignes aà la préfecture ou sous-préf, nous avons beaucoup d'élèves étrangers hors UE et ma collègue doit aller'à la sous-préfecture plusieurs fois avant chaque voyage. Il faut vraiment s'y prendre à l'avance.
Attention aux élèves étrangers "sans papier"' pour qui s'est évidemment impossible d'aller en Angleterre, il y en a plus qu'on ne croit'et ils ne sont pas toujours au courant de leur situation administrative.

RooMcfly a écrit:Il faut penser également que le dossier pour le ministère des affaires étrangères doit être envoyé un mois avant la date du départ!

:missT2:
Je m'occupe du voyage scolaire dans mon établissement pour la première fois et après plusieurs années sans rien chez nous...personne ne m'a parlé d 'un dossier au ministère des affaires étrangères :abb: ! Où puis-je trouver des infos à ce sujet?
Y a-t-il d'autres démarches surprises de ce genre? (Rectorat...?)
Je n'ai rien fait de tout cela...juste en interne au collège....
Merci

Avant de paniquer, vérifie si la secrétaire de direction n'a pas déjà tout envoyé: chez moi, c'est ce qui se passe.

Adri a écrit:Mais j'en reviens à la question pratique : qui paie si l'élève doit consulter ? "Les frais médicaux doivent être réglés sur place"

Ca m'est arrivé trois fois, dont une fois une hospitalisation, sans cette carte, je ne vois pas bien comment nous aurions pu faire...

Attend-on du prof qu'il avance les frais sur ses deniers personnels ?

Nous venons de rentrer d Europe de l Est (UE) et le gestionnaire nous avait avancé 400€ pour faire face à des dépenses éventuelles (médicales ou autres ) et heureusement car on a du débourser près de 380 €...

MissEnglish a écrit:

RooMcfly a écrit:Il faut penser également que le dossier pour le ministère des affaires étrangères doit être envoyé un mois avant la date du départ!

:missT2:
Je m'occupe du voyage scolaire dans mon établissement pour la première fois et après plusieurs années sans rien chez nous...personne ne m'a parlé d 'un dossier au ministère des affaires étrangères :abb: ! Où puis-je trouver des infos à ce sujet?
Y a-t-il d'autres démarches surprises de ce genre? (Rectorat...?)
Je n'ai rien fait de tout cela...juste en interne au collège....
Merci

Tu as fait le dossier Arena pour le rectorat ? cela recense la liste des élèves, dates de naissance numéro pièce d identité coordonnées des parents mail et téléphone et adresse ainsi que nos ordres de mission + toutes les autorisations de sorties scolaire.
Le lycée fait une copie pour le ministère des affaires étrangères avec copies des pieces d identité (+ autorisation de sortie de territoire redevenue obligatoire pour les mineurs depuis le 15 janvier 2017 même si ils ont un passeport + copie papiers du parent qui signe la sortie de territoire)
il faut aussi préciser nom + papier identité+ date de naissance de chacun en fonction du mode de transport par exemple : car n°1 immatriculé..... liste des élèves et profs... car n°2 pareil ou avion n°.1 vol XX partant à yy Heures liste des élèves et profs...

Non, rien de tout cela n'a été fait, c'est certain vu que je suis la seule à avoir reçu toutes ces informations de la part des élèves! (certains n'ont toujours pas leur CI d'ailleurs!)

Pour l'autorisation de sortie du territoire il y a de multiples contraintes: dates à respecter (un an moins un jour au maximum), copie de la pièce d'identité du parent signataire, signatures identiques sur les deux documents, photocopie du livret de famille si le parent ne porte pas le même nom que son enfant... Bon courage.

Surtout, ne partez pas avec Espace Langues et Découvertes (ELD)!
Je viens encore de repérer une grosse boulette via un mail envoyé par la responsable de mon voyage chez eux à ma gestionnaire, qu'elle m'a transmis ce midi... J'en ai marre, mais marre, de devoir tout vérifier!
Là, c'est une différence entre la régie qui nous sera remise pour les visites et les visites facturées via le contrat! Différence de plus de 350€ tout de même! On aurait l'air malin sans fric pour payer le Vatican!

Pour ceux partant en avion, n'oubliez pas de vérifier que la gestion a bien fait l'enregistrement du vol en ligne avant le départ (et ne s'est pas contenté d'acheter les billets). Un collègue a payé 50 euros par élève + accompagnateur pour que RyanAir les accepte à bord (et avec 30 élèves la facture est vite montée) et ne sera remboursé que le mois prochain par l'intendance.

mamieprof a écrit:

Tu as fait le dossier Arena pour le rectorat ? cela recense la liste des élèves, dates de naissance numéro pièce d identité coordonnées des parents mail et téléphone et adresse ainsi que nos ordres de mission + toutes les autorisations de sorties scolaire.

Je me suis donc renseignée auprès de la principale et ouf, oui, elle s'occupe de toutes les infos à donner au rectorat et au Ministère. Je lui ai transmis tous les documents que j'avais et elle gère !
Je me sentais une peu bête avec mes questions mais quand on n'a jamais fait soi-même, ce n'est pas évident...bref, c'est tout bon! Merci en tout cas d'avoir répondu à mes questions