Quelles démarches suivre pour organiser un voyage scolaire

Voilà, cette année j'ai le projet d'emmener les classes professionnelles en voyage en Espagne. Le hic, c'est que je n'en ai jamais fait et jamais accompagné jusqu'ici non plus. Du coup, je ne sais pas par où commencer ni quelles démarches faire.
J'ai cherché et je n'ai pas vu de topic là dessus.

Tout conseil serait le bienvenu

- réfléchir à tes objectifs
- trouver des organismes / récupérer les brochures d'organismes et voir ce qu'ils proposent et/ou s'ils sont flexibles sur le programme / combien d'élèves tu peux emmener (par exemple, si tu pars en car, faut connaitre la capacité d accueil du car)
- en parler à ton CDE pour tater le terrain, voir s'il apprécie le projet (en lui parlant de tes objectifs, des classes concernées etc)
- prendre rendez-vous avec l'intendant; il te dira ce qu'il attend. Si ton voyage ne coûte pas trop cher, tu devras certainement présenter 3 devis différents; sinon ce sera plus complexe, il t'expliquera ça. Il te donnera aussi des documents à remplir etc...
- préparer le CA: tout voyage est voté au conseil d'administration (prix, nombre d'élèves, dates,paiement en combien de chèques; qui paie la part des accompagnateurs, etc) tu auras des docs à remplir (à voir avec l'intendant ou la secrétaire)
- communiquer les infos aux parents et aux élèves

Pour les documents recommandés pendant les voyages (documents que les élèves doivent avoir sur eux), il y a déjà eu des topics là-dessus je pense.

Un petit rappel: les enseignants accompagnateurs ne doivent pas débourser un centime. Pour payer la part des accompagnateurs, l'établissement a plusieurs possibilités, déjà évoquées sur ce forum.

Bon courage!

Merci ! Ca me fait déjà une base pour commencer.
La CDE est ok, il ne me reste "plus" qu'à monter le projet...

Je l'ai fais plusieurs fois sur Madrid et Barcelone

Soit tu repères un séjour tout fait avec les organismes , et tu demandes un devis, tu dois annoncer un nombre d élèves et une date

Soit tu leur donnes ton programme et demandes le devis

Tu penses à poser une option assez vite , sans engagement

Tu imposes tes conditions a l établissement ,

Tu peux aussi demander un devis sans transport et contacter un transporteur, et tu verras que la différence peut valoir le coup

N hésite pas si tu as des questions

Attention, selon les gestionnaires, ça peut varier. La nôtre tient à faire les choses dans les règles et nous avons dû faire un cahier et charges qui a été soumis à un appel d'offre.

Lapluspire: oui, sauf erreur de ma part, c'est quand le coût du voyage dépasse les 15 000 euros je crois.

Oui, voilà, il y a une limite !

Chez nous, tous les voyages passent par l'appel d'offre sur internet. Je croyais d'ailleurs que c'était obligatoire.
J'emmène 20 élèves en Allemagne et j'ai déjà donné mon dossier à l'intendance avec cahier des charges et tout ...
L'intendante l'a mis sur internet et un premier organisme a déjà appelé pour demander des précisions.
Quand le temps légal sera passé, nous choisirons l'organisme et tout sera voté au CA.

J'y réfléchis pendant le week end et vous poserai des questions à ce moment-là je pense !

Encore merci. Ce projet me tient à coeur mais j'ai un peu peur j'avoue de mal faire les choses avant ou pendant le voyage

justement, il y a eu une conversation en SDP aujourd'hui avec notre principale autour de ça : étant donné que nous ne sommes pas une entreprise privée, il est OBLIGATOIRE de faire des appels d'offres, toutes les démarches budgétaires doivent être le travail du gestionnaire et non de l'enseignant.
une fois que le gestionnaire aura dégagé les 2/3 offres intéressantes, au professeur de faire un choix ...pédagogique.
Tout le monde a été très surpris, mais elle nous a dit que c'était la loi! Et madame semble ne pas rigoler avec ça!

Rappel: Le texte en vigueur sur les séjours et sorties scolaires

laurita a écrit:justement, il y a eu une conversation en SDP aujourd'hui avec notre principale autour de ça : étant donné que nous ne sommes pas une entreprise privée, il est OBLIGATOIRE de faire des appels d'offres, toutes les démarches budgétaires doivent être le travail du gestionnaire et non de l'enseignant.
une fois que le gestionnaire aura dégagé les 2/3 offres intéressantes, au professeur de faire un choix ...pédagogique.
Tout le monde a été très surpris, mais elle nous a dit que c'était la loi! Et madame semble ne pas rigoler avec ça!

Oui, ça se passe ainsi chez nous aussi. Sauf que le gestionnaire m'a demandé de classer les 10 offres que nous avons reçues...

Nous sommes passés par l'appel d'offres et nous venons de faire un tableau comparatif aussi.
Après, lors que le gestionnaire met les appel d'offre en ligne, il peut préciser ce qui va motiver son choix. La notre avait mis 50% sur le prix, et d'autres critères comme "qualité du service"...

@Loreleii: j'hallucine, en fait on est hors la loi!

MarieAnne a écrit:@Loreleii: j'hallucine, en fait on est hors la loi!

Comme beaucoup d'autres bahuts...
Nous ne sommes dans les clous que depuis cette année...

Hé bien merci pour toutes ces précisions !

En fait, j'aimerais amener les classes professionnelles dont je m'occupe car elles sont souvent mises de côté pour les voyages scolaires, ce que je trouve dommage. Ils ne sont pas nombreux, donc je devrai compléter avec une autre classe / niveau. Je pensais le faire avec les 2° générales qui ne sont pas concernés par des voyages en Espagne cette année, chez nous.
Je sais que la CDE est d'accord.
Je suis dans le privé, les démarches ont l'air plus simple d'après ce que j'ai lu sur le BO (merci Presse-purée).

Je pensais aller à Barcelone (les pro et peut-être même les 2° générales) pourraient ainsi visiter le port de Barcelone. Quelqu'un l'a déjà visité ?

J'ai deux trois autres idées de visites, il faut que je m'organise avec tout ça.

Je pensais partir en bus, on a un transporteur avec lequel on traite assez souvent, car moins cher et très efficace.

Vous avez des organismes à me soumettre ?

Encore merci !

MarieAnne a écrit:@Loreleii: j'hallucine, en fait on est hors la loi!

Promis, je dirai rien ! :lol:

Je suis partie avec Cahier de Voyages , et ça s'est plutôt bien passé,
Le port de Barcelone , je ne connais pas bien

Les tours panoramiques avec guide se révèlent souvent intéressants